Es bien sabido que todas las empresas requieren de un presupuesto para continuar operando y que es necesario gestionarlo correctamente a fin de obtener la mayor cantidad de beneficios para la organización. En esta ocasión, explicaremos sobre el presupuesto de tecnología de las empresas y conoceremos a detalle las implicaciones que rodean el proceso de su planeación ¡Continúa leyendo!
¿Qué es un presupuesto de tecnología?
El presupuesto de tecnología es un plan en el que se incluye el monto de dinero que será destinado a la inversión de recursos y servicios tecnológicos para el uso de la empresa. La planificación financiera está proyectada en el tiempo y tiene como objetivo prever todos los gastos para alinearlos con las metas que se pretenden alcanzar.
Es importante recordar que el presupuesto de tecnología forma parte del presupuesto general de la empresa, por lo que es necesario analizar a detalle cuáles son las situaciones e inversiones financieras, debido a que el presupuesto es limitado.
Importancia de un presupuesto de tecnología
Un presupuesto de tecnología ofrece múltiples beneficios a las empresas que deciden implementarlos en sus procesos. A continuación, te compartimos cuáles son:
- Respalda la toma de decisiones: El presupuesto de tecnología es la clave para tomar decisiones que se toman en la empresa, pues todos los gastos e inversiones están destinados para resolver una necesidad y alcanzar las metas.
- Gestiona los costos: Mantenerse dentro de un límite financiero, es el objetivo que se persigue con el uso de un presupuesto. Además de conseguir los mejores servicios y productos de tecnología, evitando así gastos innecesarios tanto de recursos monetarios como tecnológicos.
- Evita riesgos financieros: El mejor aliado para evitar riesgos financieros es el presupuesto de tecnología, que además ayuda a prevenir la obsolescencia tecnológica, que afecta el rendimiento de los equipos informáticos y por consiguiente también deprecia su valor en el mercado.
- Mejor aprovechamiento de los recursos: Cuando las empresas se proponen alcanzar metas se suelen repartir tareas y responsabilidades en todos los departamentos, por lo que es necesario asignarles las herramientas tecnológicas necesarias para lograrlo. El presupuesto de tecnología ayuda a que los recursos monetarios y tecnológicos serán repartidos de manera correcta a fin de alcanzar los objetivos de la organización.
- Mejora la comunicación: El presupuesto de tecnología es una herramienta que funciona como un punto de partida y permite que los encargados de áreas y proyectos puedan estar en la misma sintonía financiera.
Por otro lado, desde el año 2015 se ha observado un incremento a nivel mundial de empresas que añaden un presupuesto de tecnología para adquirir herramientas y servicios de TI. De acuerdo con datos recopilados por Estatista, el rubro en donde se realiza una mayor inversión son las telecomunicaciones, seguidas por los servicios informáticos, dispositivos, software, sistemas de almacenamiento y procesamiento de datos.
Elementos de un presupuesto de tecnología
Para que un presupuesto de tecnología funcione a la perfección, es necesario que tomes en cuenta ciertos elementos de los que te explicaremos a continuación:
- Precios: En primer lugar, deberás considerar los precios de todas las herramientas que involucran software y hardware—así como marcas y modelos de los equipos—pues estos datos te ayudarán a saber la cantidad estimada que se requiere invertir.
- Pago de servicios: También debes considerar en el presupuesto de tecnología, el dinero que se invertirá en el pago de servicios, como gastos de envío y soporte técnico (mantenimiento y reparación de los equipos).
- Capacitación: Para que los colaboradores de la empresa implementen las nuevas tecnologías, es importante incluir en el presupuesto de tecnología el precio de cursos, capacitaciones y herramientas de aprendizaje.
- Implementación de equipos especializados: También es fundamental incluir un apartado en el presupuesto de tecnología, la implementación de equipos especializados como servidores y workstations, y sistemas de seguridad como alarmas, antivirus, cámaras de videovigilancia, control de acceso y videoporteros.
Este blog podría interesarte: <<¿Sabes si tu empresa tiene un buen control de sus pedidos?>>
Tipos de presupuesto de tecnología
Al elaborar un presupuesto de tecnología, es importante considerar los diferentes tipos de gastos e inversión a realizar. A continuación, te compartimos los más comunes:
Presupuesto de Compras
Este presupuesto se enfoca en la adquisición o compras del día a día en hardware, software y servicios de tecnología.
-
Hardware: Componentes, consumibles, equipos de cómputo, servidores, impresoras, seguridad, etc.
-
Software: Licencias de antivirus, Microsoft Office 365, sistemas operativos y software especializado.
-
Servicios de tecnología: Soporte técnico, instalación, mantenimiento y reparación de los equipos.
Presupuesto de Arrendamiento
El arrendamiento financiero es una alternativa a la compra de TI que consiste en la renta de equipos de tecnología, desde equipos básicos hasta equipos especializados.
- Equipos tecnológicos: Computadoras, impresoras, licencias de software, servidores, seguridad, entre otros.
- Pagos mensuales o anuales: Tasas de interés y factores de renta mucho más competitivos que otras opciones de financiamiento. Además, tienes la opción de comprar los equipos al finalizar el contrato.
Presupuesto de Proyectos de TI
Este presupuesto se destina a la implementación de nuevos proyectos de tecnología, como:
- Migración en la nube: Almacenamiento y gestión de datos, aplicaciones en la nube.
- Digitalización y gestión documental: Conversión de documentos físicos a un formato digital o electrónico.
- Virtualización de servidores: Compartimiento de archivos y documentos a través de diferentes servidores.
- Implementación de nuevas tecnologías: Big Data, Ciberseguridad, ERP, Inteligencia Artificial, etc.
¿Cómo armar un presupuesto de tecnología?
Además de tomar en cuenta los elementos que mencionamos, también es esencial seguir una serie de pasos para definir un presupuesto de tecnología que funcione eficazmente y permita invertir en los equipos que necesitas.
Paso 1: Evaluar el estado de la infraestructura TI
El primer paso para definir el presupuesto de tecnología es realizar un inventario de los equipos de tecnología con los que cuenta la empresa actualmente y una evaluación de la infraestructura de TI. Al finalizar esta etapa será posible saber cuáles son los equipos informáticos que deben ser reemplazados, que requieren accesorios complementarios o incluso servicio de soporte técnico y mantenimiento.
Paso 2: Definir objetivos y prioridades
Cuando se tiene un registro de los dispositivos y software que se requieren implementar, se debe avanzar al segundo paso: analizar detalladamente las necesidades y prioridades de todos los departamentos de la empresa. Este análisis tiene como objetivo identificar los procesos que se pueden llevar cabo con ayuda de las herramientas tecnológicas.
Una vez que se definen cuáles son los procesos a seguir, se deben clasificar por nivel de prioridad, ya que en este orden se incluirán los gastos referentes a estos cambios dentro del presupuesto de tecnología.
Paso 3: Investigar y analizar costos
El pilar para definir el presupuesto de tecnología es conocer los precios de los servicios y productos tecnológicos. Inicialmente, se debe investigar con distintos proveedores para comparar precios, además de analizar cuál es el valor agregado de cada marca y cuáles son los servicios adicionales que pueden ser útiles para la empresa. Con base a dicha investigación, será más sencillo elegir las mejores opciones en relación a precio, calidad y beneficios.
Paso 4: Desarrollar un plan de implementación
Un plan de implementación ayuda a marcar los pasos a seguir para alcanzar las metas propuestas e identificar los procesos que requieren un mayor nivel de prioridad y cantidad de presupuesto a fin de ponerlos en marcha. El presupuesto de tecnología no funciona correctamente sin la ayuda de un plan de implementación, ya que este plan define quién, qué, cómo, cuándo y por qué se ejecutarán cada una de las fases señaladas a invertir en el presupuesto.
Paso 5: Monitorear y ajustar el presupuesto según sea necesario
Cuando el presupuesto de tecnología se pone en marcha, es necesario monitorear su evolución y resultados. De esta manera será más sencillo identificar si existen áreas de oportunidad para implementar mejoras o incluso si es posible mejorar el presupuesto.
Recuerda que siempre es necesario actualizar el presupuesto de tecnología, debido a que el mundo digital y tecnológico evoluciona constantemente, lo que en ocasiones conlleva una mayor necesidad de implementar nuevas herramientas, además del incremento de precios.
Te ayudamos a optimizar tu presupuesto de tecnología
Si actualmente planeas crear un presupuesto de tecnología para tu empresa o deseas mejorar el que ya tienes, ¡has llegado al sitio indicado! Te invitamos a descargar nuestra guía “Compras de tecnología en una empresa”. En esta guía conocerás cuáles son las mejores prácticas para invertir en tecnología, y así aprovechar al máximo el presupuesto de tu organización.
En caso de que requieras una asesoría en TI personalizada, no dudes en contactarnos, nuestros asesores te ayudarán a elegir los equipos de tecnología que necesitas.
