Como responsable del departamento de compras en una empresa, sabemos que algunos proveedores pueden ser informales con algunos aspectos, ocasionando un retraso en tu pedido y en el peor de los casos, ocasiona pérdida de tiempo y dinero por confusiones en el envío.
Si lo que solicitaste no es lo mismo que te cotizan, recibes productos diferentes, no firman acuerdos, los acuerdos se “olvidan”, o simplemente la respuesta a una solicitud tarda más de lo esperado; existen algunas acciones que puedes llevar a cabo para contrarrestar el tiempo perdido y hasta evitarlo.
Todas las soluciones se resumen en dos palabras principales: Control y seguimiento. Saber cómo aplicarlo en cada caso, tanto para los pedidos como para los proveedores, hará que disminuya el margen de problemas que enfrentas con tus proveedores.
“Prepara el terreno” con tu proveedor
Es importante que tu catalogo de proveedores esté ordenado. Una base de datos completa incluye datos como nombre de la empresa, giro, qué venden, mejores productos, resultados (buenos o malos), servicios adicionales y el nombre de un ejecutivo de cuenta.
Establecer una línea base es crucial, esto es, definir los resultados que esperas. Así podrás medir los avances, el desempeño, y la respuesta del proveedor a tus pedidos. Puedes guiarte con los siguientes parámetros:
- Tiempo: Cantidad que dispones para completar la tarea, es decir, desde la solicitud al proveedor hasta el cierre del negocio (incluyendo soporte, servicios, etc.)
- Costo: Cantidad de presupuesto, lo que se pagará por el producto y/o servicio. Los beneficios extra (como envío gratis o seguro incluido) pueden disminuir los costos.
- Calidad: Verificación de la calidad esperada del producto o servicio.
- Alcance: Definición de lo que se supone que debemos alcanzar y una descripción específica de lo que el producto o servicio final debe ser o realizar.
Considera también un margen en el tiempo y en los costos, así como flexibilidad en la calidad y alcance. Encuentra un equilibrio entre estos parámetros o prioriza los que te interesan, de lo contrario, difícilmente lograrás el resultado esperado.
Seguimiento y control de tu proveedor
Una vez que estableciste los valores iniciales, contacta al (o los) proveedor(es). El seguimiento ayuda a recopilar datos de tiempos, requerimientos, calidad y costos; los cuales sirven para llevar un control, con el que puedes guiar a tu proveedor, en caso de ser necesario.
Al llevar un control, ayudamos a corregir cualquier error o desviación del proveedor con respecto a nuestros parámetros establecidos (la línea base). Es necesario que informes al proveedor sobre cada corrección para que haga los ajustes pertinentes. Recuerda que “si no está escrito, no existe”.
Procura tener un documento donde lleves un registro de cada acción que se realicen (fechas de entrega, respuestas, cambios, etc.). Cada vez que recibas información relacionada con un pedido, registralo y compáralo con tu línea base, esto te ayudará a aclarar los elementos esenciales y tomar la mejor decisión posible.
Repite este proceso y hazlo parte de tu rutina de trabajo, podrás tener un mayor control sobre tus pedidos y, al mismo tiempo, podrás “calificar” a tus proveedores.
En ocasiones, el tiempo limita el seguimiento que podemos dar a un pedido; limita la aplicación del control dependiendo de la dimensión del pedido: mientras más grande sea, mayor prioridad debes darle al control debes aplicar.
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