Debido a la limitada capacidad de recursos con que cuentan algunas pequeñas y medianas empresas, las compras suelen ser gestionadas directamente por la máxima autoridad, ya sea el propietario o director.
La realidad es que el área de compras típicamente se encuentra entre las últimas en ser delegadas, y esto tiene como consecuencia que no se ejecute correctamente el proceso de compras y a su vez complica la optimización de recursos y reducción de costos.
Algunas empresas, sin importar su tamaño, tienen un problema en común: el departamento de compras tiene un comportamiento de consumidor y no de comprador empresarial. Esta situación atrae una pérdida en la productividad, haciendo que la institución sea menos competitiva.
La imparcialidad es un elemento clave al momento de realizar una transacción; si un comprador toma decisiones con base en las buenas o malas relaciones que se tengan con los proveedores, tendrá un efecto negativo al momento de hacer la operación.
Idealmente, la relación cliente-proveedor debe ser cordial; sin embargo, ese no es el único factor a considerar. Cuidar los recursos de la empresa es una de las finalidades del departamento de compras. Algunos otros son los tiempos de entrega, contar con un sistema de control, la calidad del producto, entre otros.
Para cuidar los recursos de la empresa, resulta fundamental conocer las estrategias y herramientas necesarias:
Determina tu ubicación en la cadena logística
El primer paso es saber en qué eslabón de la cadena de suministro se encuentra tu negocio. Aunque no lo creas, las decisiones operativas que tomen los demás eslabones te afecta y repercute en la manera en que se negocia y desarrolla las relaciones en el corto, mediano y largo plazo, tanto con clientes como con proveedores.
Crea tu propio ciclo de compras
Básicamente el ciclo comienza desde que se detecta la necesidad de un producto o servicio y concluye hasta que se le paga al proveedor que lo suministró. Si identificas el tiempo y tareas involucradas en todo ese trayecto, ten por seguro que optimizarás tu empresa, reducirás costos y ganarás flexibilidad.
Lo más recomendable es diseñar diagramas de flujo que te ayuden a tener en claro los procesos de producción y así determinar mejor el ciclo de compra de cada insumo que necesites.
A continuación podrás identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras:
- Análisis de la Solicitud de Compras
- Investigación y Selección de Proveedores
- Negociación con el Proveedor (seleccionado)
- Acompañamiento de Pedido (Follow-Up)
- Control de la Recepción del Material Comprado
Elegir la estructura adecuada
En algún momento deberás delegar esta responsabilidad, por ello es importante tener en claro los objetivos, funciones, actividades y reportes que deberá cumplir quien ocupe esta posición; el registro de estos datos será un apoyo para buscar mejoras en un futuro o bien tomar decisiones basadas en los procedimientos que ya se tienen establecidos.
Por otro lado, a medida que tu negocio vaya expandiéndose y creando franquicias (si es el caso), claramente necesitarás distribuir las tareas en una o varias de las siguientes categorías creando distintos perfiles de puesto: abastecimientos (funciones estratégicas), adquisiciones (enfoque táctico), compras (atención operativa). Lo anterior te permitirá hacer más con menos y evitar la duplicidad de funciones.
Generar políticas de compra y un código de ética
Independientemente de quién esté a cargo de esta función es muy importante establecer ciertas políticas de compra para el manejo de flujos, estas deberán respetar tanto dueños como empleados; además que no debe pasarse por alto que quienes vayan a ejercer la función de compras, deben tener claros cuales son los valores de la compañía junto con la filosofía del negocio, ya que este dará las pautas para las relaciones con clientes y proveedores.
Dicho manual debe esbozar claramente lo que se permite y no en la empresa. Con esto se disminuirá los errores, malentendidos y abusos. Recuerda que un buen historial con tus proveedores será tu mejor carta de recomendación, podrá brindarte credibilidad y abrirte las puertas para futuras negociaciones.
Sistematiza tu proceso de compras
Posiblemente el plan de tus compras esté basado únicamente en “tu experiencia” y no en tu demanda real, lo mejor es que cada mes lleves un control de tus inventarios y pérdidas de manera que en el futuro puedas generar compras inteligentes y evitar desperdiciar recursos.
Lo mejor es que adquieras un sistema de control de inventarios.
Actualmente puedes apoyarte de los medios electrónicos para generar información confiable que te ayude a tomar decisiones informadas. Aunque de momento repercute un gasto, tu empresa lo agradecerá a corto plazo ya que podrás visualizar mejor tu stock e inclusive planear mejor tus ventas.
Conocimiento del mercado de proveedores
Prácticamente este punto se refiere a la gestión del conocimiento sobre categorías de compra o contratación, la mejor manera de tomar decisiones es cuando puedas tener una visión completa de los precios de las materias primas, proveedores con capacidad financiera y del riesgo de suministro de los proveedores.
Finalmente esto te permite mitigar los riesgos relacionados a la oferta, así mismo para asegurarse de que tu empresa está consiguiendo el mejor precio posible para el bien o servicio.
Es importante que el departamento de compras sea consciente que cumple con una función estratégica en la empresa, por lo cual es importante evitar comprar bajo el típico concepto “de lo bueno, bonito y barato”.
Es mejor mantener la mente abierta para explorar posibilidades alternas en donde se genere mayor beneficio, se mantenga la calidad y se mejore el valor del producto que ofreces a tus clientes.
Generar negociaciones positivas
La persona quien se encargará de realizar la negociación con los proveedores debe tener habilidades de comunicación efectiva, lo que significa ser capaz de comunicarse de una manera clara, segura y profesional con los de arriba, los de abajo y los pares, todo ello con el fin de ganar influencia.
Las habilidades de comunicación efectiva son una herramienta que ayudarán a influir en los momentos de negociar con los proveedores y puede ser punto clave en todo el proceso de compra de la empresa.
Finalmente, recuerda que la función de compras no la debe ejercer cualquier persona, y es que si nos detenemos un poco a analizar las causas de éxito de algunas empresas como Walmart o Cemex, vamos a llegar a la conclusión de que este se debe en gran medida a su maestría para administrar el suministro de sus productos.
Con el simple hecho de controlar los inventarios, envíos y fechas de entrega, han logrado reducir dramáticamente sus costos, responder más rápidamente a sus clientes y aventajarse ante su competencia.
En la actualidad, esta estrategia ya no es exclusiva de las grandes empresas, se tienen todas las herramientas y medios electrónicos para que cualquier empresa que se lo proponga sea capaz de sobrevivir en un mundo cada vez más competitivo, controlando efectivamente su proceso de compras.
Es importante administrar las cotizaciones, por esto te ofrecemos esta plantilla con la que podrás llevar un control de ellas. De esta manera puedes mejorar tu productividad y tomar mejores decisiones.
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