Contar con la información correcta es la clave del éxito dentro de una empresa, es por ello que dentro de las áreas administrativas es una prioridad brindar atención a la organización de los archivos, tanto físicos como digitales.
En esta ocasión nos centraremos en hablar de un aliado que llegó gracias al avance de la tecnología: el expediente electrónico. A continuación descubrirás para qué sirve y por qué es esencial contar con ello en tu empresa.
¿Qué es un expediente electrónico?
Un expediente electrónico, también conocido como expediente digital, es un conjunto de documentos electrónicos que son parte esencial de un proceso administrativo. Dichos archivos pueden ser documentos digitalizados, firmas electrónicas, sellos y certificados que contienen información específica sobre un colaborador, un grupo de personas e incluso de situaciones y campañas.
El primer registro que se tiene de un expediente electrónico profesional data del año 1979, cuando la empresa Xerox desarrolló un sistema de gestión documental que permitía crear, editar y organizar documentos. Sin embargo, aún no era posible proporcionarle la seguridad y funcionalidad con la que cuentan los expedientes digitales de los últimos años.
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¿Para qué sirve un expediente electrónico?
El objetivo de crear un expediente digital es llevar el control de la información y poder consultarla al momento de darle seguimiento a los procesos administrativos de una organización. Este recurso suele ser de utilidad para los corporativos que cuentan con un gran número de colaboradores, ya que puede volverse tedioso e impráctico llevar un registro con archivos en papel.
Usualmente el área de recursos humanos es quien obtiene el mejor provecho del expediente digital, ya que en dicha herramienta es posible almacenar documentos que contienen información con la información personal, historial laboral, educación, capacitaciones, evaluaciones de desempeño de los colaboradores.
También existen empresas que requieren extender el uso de dicha herramienta a sus clientes. Un claro ejemplo es la industria médica en donde contar con expedientes para cada paciente es obligatorio y tanto su creación como resguardo no puede ser tomado a la ligera. Es por ello que en el año 2020, empresas relacionadas al ámbito de la salud, invirtieron hasta 10.700 millones en dispositivos médicos, entre ellos sistemas informáticos.
¿Cómo funciona un expediente electrónico?
Ahora que te hemos explicado el concepto y su propósito, es momento de comprender cómo funciona un expediente electrónico. Este recurso solo puede funcionar a través de un software que le ayude a albergar archivos de cualquier tipo—png, jpg, mp4, txt, docx, pdf, ppt, entre otros— y sobre todo proteger los archivos.
Existe una gran variedad de aplicaciones como Factorial, Lexzur, Docuware, PandaDoc, entre otros, que permiten crear un expediente digital e incluso algunas de ellas se centran en almacenar y proteger archivos en específico como lo son los contratos. También es posible crear uno con ayuda de las aplicaciones de Microsoft 365, en este caso con SharePoint y OneDrive.
Después de elegir un software, será momento de seleccionar los documentos que se desean añadir al expediente para posteriormente cargarlos al sistema, añadir etiquetas, y organizarlos en carpetas, esto con el fin de encontrarlos fácilmente en cualquier momento.
El paso más importante es añadir medidas de seguridad que protejan la información. Algunos sistemas ofrecen la posibilidad de encriptar los datos, mientras que otros otorgan permisos de acceso a determinados usuarios.
Ventajas de contar con un expediente electrónico empresarial
Contar con un expediente digital para cada colaborador y proceso por el que atraviesa la empresa es clave fundamental para revolucionar la gestión documental empresarial. También es importante recalcar que este aliado puede traer múltiples ventajas para toda la empresa, es por ello que en esta ocasión, hemos decidido enlistarse algunas de ellas, así analizarás con mayor claridad la decisión de implementarlo en tu organización.
Accesibilidad
Los softwares de gestión documental ofrecen a los usuarios autorizados la posibilidad de consultar los expedientes electrónicos desde cualquier ubicación y dispositivo—ya sea móvil o de escritorio—, lo que facilita las dinámicas de aquellas empresas cuyos colaboradores laboran en distintas partes del país o incluso del mundo.
Fácil búsqueda de información
Una de las principales ventajas de cómo funciona el archivo electrónico es la facilidad con la que puedes buscar documentos, esto gracias a que los softwares de gestión cuentan con un buscador capaz de mostrar resultados con base en la búsqueda de palabras clave. Algunos ejemplos pueden ser nombres, razones sociales, números de seguridad social, y fechas.
Integración de distintas herramientas
Crear un expediente digital con ayuda de una aplicación como OneDrive o SharePoint brinda la facilidad de emplear las herramientas del ecosistema de Microsoft 365, lo que ocasiona que sea más sencillo centralizar la información y agilizar los procesos, tanto de creación como de consulta.
Amigable con el medio ambiente
Reducir el uso del papel es uno de los objetivos propuestos para combatir la contaminación del medio ambiente y el expediente digital es la alternativa ideal para lograrlo. Archivar documentos de manera digital es sinónimo de disminuir la tala de árboles, reducir las emisiones de carbono y promover valores ecológicos.
Seguridad
Proteger la información, tanto de los colaboradores como de la empresa, es fundamental para evitar que dichos recursos sean empleados de manera contraproducente. Por esta razón, las empresas recurren a crear expedientes electrónicos en softwares que garanticen medidas de seguridad digital como la autenticación de usuarios y encriptación.
Además, dichas aplicaciones también protegen a los archivos de desaparecer pues se generan copias de seguridad y respaldos en la nube.
Productividad
Cuando la información de una empresa se centraliza y es posible acceder a ella desde cualquier dispositivo, se genera una atmósfera de trabajo en equipo, lo que eleva la productividad en los procesos cotidianos.
De igual manera, el objetivo de crear un expediente electrónico se centra en agilizar los procesos con entidades gubernamentales en caso de que se requiera demostrar documentos relacionados con el otorgamiento de permisos o la gestión de los colaboradores.
Validez legal
Ante cualquier trámite empresarial siempre es importante sobreponer la validez legal y esta es una de las ventajas que brinda el expediente digital. ¿De qué manera? Gracias a la posibilidad de añadir archivos con cualquier tipo de formato que incluyan firmas, huellas y sellos digitales.
Características de un expediente electrónico empresarial
Para crear el expediente digital de cualquier tipo es necesario recopilar documentos que permitan tener una perspectiva amplia del personal o situación, incluyendo lo siguiente:
- Documentos electrónicos: Esto se refiere a todos los archivos que contengan información relevante sobre los colaboradores o situación sobre la que se crea el expediente. Algunos ejemplos son actas de nacimiento, permisos gubernamentales, constancias de situación fiscal, entre otros.
- Índice electrónico: Dentro de la carpeta se genera un listado de los documentos almacenados y usualmente se organiza en orden cronológico.
- Metadatos obligatorios: Es importante incluir firmas, certificados electrónicos o huellas digitales que avalen la conformidad en los contratos u otros documentos que debe aceptar el colaborador.
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