¿Qué hacer si falla el proveedor de tecnología?

Cuando falla el proveedor de tecnología, puedes tratar de resolver el problema, cambiar de proveedor o definir acciones para prevenir que esto te afecte.

¿Cómo prevenir que el proveedor de TI no cumpla con el acuerdo?

Probablemente, alguna vez tus proveedores no cumplieron con los plazos fijados para la entrega del producto o servicio que solicitaste. Además de molesto, puede ocasionarnos muchos problemas: una constante lucha con los proveedores, empleados que no pueden realizar o cumplir adecuadamente sus funciones, clientes insatisfechos y, en consecuencia, afectaciones en la credibilidad de tu empresa.

Es lógico sentirnos frustrados, pues, a pesar de haber hecho la planificación de  compras con tiempo, por causas ajenas, no será posible proporcionar a tus colaboradores los recursos necesarios para su correcto funcionamiento.

Entonces, ¿cómo prevenir esta situación y sus consecuencias?

1. Intenta solucionar el problema con tu proveedor de tecnología
   

¿Por qué evaluar la relación que tienes con tu proveedor? Esto es tan importante como el desempeño de los trabajadores. Examina la calidad de los equipos que te suministran, las incidencias que hayan podido darse, tiempos de entrega, tiempo de respuesta de cotizaciones, garantías, retraso de pedidos y demás aspectos que te sean valiosos para calificarlos.

La evaluación es una medida de mejora continua, si los números son positivos no vale la pena cambiar de proveedor. En cambio, si los números son  negativos, deberás pensar en otras alternativas.

2. Considera si debes cambiar de proveedor de tecnología
   

Verifica los cambios que presenta por periodos en entregas o cumplimiento, el costo de los retrasos, incumplimientos, teniendo en cuenta hasta el más pequeño, para determinar si debes iniciar la búsqueda de otro proveedor de tecnología.

Si has decidido cambiar de proveedor, comienza cuestionándote ¿cuál es el riesgo de iniciar una nueva relación comercial de la que dependerá el suministro de la empresa? Minimizar los contratiempos es un desafío para los encargados de compras.

Realiza evaluaciones periódicas para revisar las estrategias de cumplimiento, los riesgos y gastos. Asimismo, gestiona contratos de suministro en los cuales incluyas:

• Políticas y reglas: Los proveedores y tú tendrán claro qué es lo que espera uno del otro.

• Realice contratos y especificaciones: Formaliza los requisitos por escrito.

• Controles y restricciones:  Asegúrate de que el proveedor entienda los procesos de control que deben seguirse, además de establecer los límites.

• Delimitaciones de las responsabilidades: Es importante recopilar, medir y analizar estadísticas en las que se visualice el cumplimiento de los resultados, objetivos y rendimiento, tanto del proveedor como tuyos.  

• Automatización de los procesos, como entrada de datos y aprobaciones de pedidos: Puedes utilizar flujos de trabajo, herramientas de gestión de procesos comerciales y tablas de puntuación de proveedores.

3. Debes prevenir las fallas del proveedor de tecnología
   

• La diversificación de proveedores: Si bien ya tienes definido a tu proveedor de TI, no está de más tener una lista con posibles proveedores. Buscar otras alternativas puede salvarte de una situación imprevista.  

• Reduciendo el riesgo financiero: Si debes pagar por anticipado, trata de establecer un calendario de pagos. Así, podrás evitar perderlo todo en caso de que el proveedor tenga problemas  y no cumpla con la entrega.

• Mejorando la gestión de compras con tus proveedores: ¿Qué, cómo, cuándo y dónde necesitas los equipos? Para ello debes realizar una correcta organización de tus compras de tecnología.

• Construyendo relaciones sólidas: Los proveedores siempre deben hablarte con la verdad y es su obligación informarte cuando exista un retraso con las entregas. Cuando el proveedor de TI es tu aliado, podrá hablarte de forma abierta de los problemas que puedan surgieron, con el fin de que ambas partes estén satisfechas con las decisiones finales y cuyo acuerdo, sea el más rentable para los dos.

Es imposible adivinar cuándo va a fallar el proveedor de tecnología. Sin embargo, puedes prevenir esta situación y sus consecuencias. Evita los malos entendidos y disgustos con tus proveedores apoyándote en alguna de las anteriores opciones.

También te recomendamos conocer las ventajas de contar con un proveedor autorizado de TI, para tu empresa y tus clientes. No esperes a que el proveedor te falle para acercarte a nosotros. En CoveriX, te ayudamos a realizar tus compras de tecnología de forma correcta y anticipada. ¿Te animas a iniciar una conversación? ¡Sí quiero!