Es bien sabido que todas las empresas requieren de un presupuesto para continuar operando y que es necesario gestionarlo correctamente a fin de obtener la mayor cantidad de beneficios para la organización. En esta ocasión, explicaremos sobre el presupuesto de tecnología de las empresas y conoceremos a detalle las implicaciones que rodean el proceso de su planeación ¡Continúa leyendo!
El presupuesto de tecnología es un plan en el que se incluye el monto de dinero que será destinado a la inversión de recursos y servicios tecnológicos para el uso de la empresa. La planificación financiera está proyectada en el tiempo y tiene como objetivo prever todos los gastos para alinearlos con las metas que se pretenden alcanzar.
Es importante recordar que el presupuesto de tecnología forma parte del presupuesto general de la empresa, por lo que es necesario analizar a detalle cuáles son las situaciones e inversiones financieras, debido a que el presupuesto es limitado.
Un presupuesto de tecnología ofrece múltiples beneficios a las empresas que deciden implementarlos en sus procesos. A continuación, te compartimos cuáles son:
Por otro lado, desde el año 2015 se ha observado un incremento a nivel mundial de empresas que añaden un presupuesto de tecnología para adquirir herramientas y servicios de TI. De acuerdo con datos recopilados por Estatista, el rubro en donde se realiza una mayor inversión son las telecomunicaciones, seguidas por los servicios informáticos, dispositivos, software, sistemas de almacenamiento y procesamiento de datos.
Para que un presupuesto de tecnología funcione a la perfección, es necesario que tomes en cuenta ciertos elementos de los que te explicaremos a continuación:
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Al elaborar un presupuesto de tecnología, es importante considerar los diferentes tipos de gastos e inversión a realizar. A continuación, te compartimos los más comunes:
Este presupuesto se enfoca en la adquisición o compras del día a día en hardware, software y servicios de tecnología.
Hardware: Componentes, consumibles, equipos de cómputo, servidores, impresoras, seguridad, etc.
Software: Licencias de antivirus, Microsoft Office 365, sistemas operativos y software especializado.
Servicios de tecnología: Soporte técnico, instalación, mantenimiento y reparación de los equipos.
El arrendamiento financiero es una alternativa a la compra de TI que consiste en la renta de equipos de tecnología, desde equipos básicos hasta equipos especializados.
Este presupuesto se destina a la implementación de nuevos proyectos de tecnología, como:
Además de tomar en cuenta los elementos que mencionamos, también es esencial seguir una serie de pasos para definir un presupuesto de tecnología que funcione eficazmente y permita invertir en los equipos que necesitas.
El primer paso para definir el presupuesto de tecnología es realizar un inventario de los equipos de tecnología con los que cuenta la empresa actualmente y una evaluación de la infraestructura de TI. Al finalizar esta etapa será posible saber cuáles son los equipos informáticos que deben ser reemplazados, que requieren accesorios complementarios o incluso servicio de soporte técnico y mantenimiento.
Cuando se tiene un registro de los dispositivos y software que se requieren implementar, se debe avanzar al segundo paso: analizar detalladamente las necesidades y prioridades de todos los departamentos de la empresa. Este análisis tiene como objetivo identificar los procesos que se pueden llevar cabo con ayuda de las herramientas tecnológicas.
Una vez que se definen cuáles son los procesos a seguir, se deben clasificar por nivel de prioridad, ya que en este orden se incluirán los gastos referentes a estos cambios dentro del presupuesto de tecnología.
El pilar para definir el presupuesto de tecnología es conocer los precios de los servicios y productos tecnológicos. Inicialmente, se debe investigar con distintos proveedores para comparar precios, además de analizar cuál es el valor agregado de cada marca y cuáles son los servicios adicionales que pueden ser útiles para la empresa. Con base a dicha investigación, será más sencillo elegir las mejores opciones en relación a precio, calidad y beneficios.
Un plan de implementación ayuda a marcar los pasos a seguir para alcanzar las metas propuestas e identificar los procesos que requieren un mayor nivel de prioridad y cantidad de presupuesto a fin de ponerlos en marcha. El presupuesto de tecnología no funciona correctamente sin la ayuda de un plan de implementación, ya que este plan define quién, qué, cómo, cuándo y por qué se ejecutarán cada una de las fases señaladas a invertir en el presupuesto.
Cuando el presupuesto de tecnología se pone en marcha, es necesario monitorear su evolución y resultados. De esta manera será más sencillo identificar si existen áreas de oportunidad para implementar mejoras o incluso si es posible mejorar el presupuesto.
Recuerda que siempre es necesario actualizar el presupuesto de tecnología, debido a que el mundo digital y tecnológico evoluciona constantemente, lo que en ocasiones conlleva una mayor necesidad de implementar nuevas herramientas, además del incremento de precios.
Si actualmente planeas crear un presupuesto de tecnología para tu empresa o deseas mejorar el que ya tienes, ¡has llegado al sitio indicado! Te invitamos a descargar nuestra guía “Compras de tecnología en una empresa”. En esta guía conocerás cuáles son las mejores prácticas para invertir en tecnología, y así aprovechar al máximo el presupuesto de tu organización.
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