Las actividades del departamento de compras tienen un impacto a nivel interno y externo en las empresas. Por ello, es necesario gestionarlas correctamente.
En una empresa todas las áreas son importantes, sin embargo, el departamento de compras juega un papel fundamental en la administración y operación del negocio, pues de su desempeño dependen muchos aspectos organizacionales y comerciales; como la autorización de presupuestos, la asignación de precios y, al final del día, la rentabilidad de la compañía.
Gestionar el departamento de compras es mucho más complejo que añadir artículos y productos a un carrito de supermercado (como algunos suelen satirizar). Se trata de un proceso medular en el mundo de los negocios.
Sin importar si tu empresa es fabricante, comercializadora, e incluso si es una consultora o proveedora de servicios, el éxito de la misma se debe en gran parte a la capacidad de negociación de tu departamento de compras para conseguir los suministros necesarios de forma justa.
¿Cómo gestionar tu departamento de compras?
Cuando hablamos de gestionar el departamento de compras nos referimos al conjunto de tareas, procesos y funciones que deben realizarse para conseguir los productos o servicios necesarios para que la empresa funcione de forma correcta.
De tal forma que las actividades de dicho departamento tienen un impacto a nivel interno como externo, pues para ofrecer los mejores productos a tus clientes, deberás primero conseguir los insumos necesarios para brindar un buen servicio, según sea el giro de tu negocio.
Algunas de las funciones más importantes del departamento de compras son:
- Crear un plan anual de compras para prever las necesidades, tanto de insumos como de servicios, según la temporada.
- Elaborar políticas y procedimientos de compras, de manera que se realicen en un marco institucional y eficiente, es decir, de forma estandarizada.
- Crear una base de proveedores confiables para contar con una estructura de abasto estable y constante.
- Establecer criterios imparciales que permitan la constante evaluación de los proveedores.
- Llevar a cabo las negociaciones de los contratos con proveedores.
- Dar seguimiento a los procesos de compra, desde el contrato y el pedido, hasta el pago.
- Generar informes que ayuden a evaluar, tanto a los proveedores, como a la eficiencia del departamento de compras.
Estas funciones implican distintos procesos y tareas que no deben ser tomadas a la ligera. Por eso, aquí te decimos algunos aspectos que debes considerar para gestionar de forma eficaz el departamento de compras.
Aspectos a considerar para la gestión del departamento de compras
1. Crea procesos de compra estructurados pero flexibles
Contar con protocolos y procesos estandarizados para realizar compras y contrataciones de proveedores son clave para dar seriedad a la administración de toda empresa; ya que permite concretar mejores oportunidades de negocio y evitar posibles conflictos de interés.
Sin embargo, tu modelo de gestión debe estar abierto a la flexibilidad, pues si bien es necesario contar con una base de proveedores de confianza que te abastezcan con regularidad, también debes considerar que todo mercado está sujeto a cambios, mismos que pondrán a prueba tu capacidad de reacción.
Conformarte con lo que te pueda ofrecer un solo proveedor es muy riesgoso para la empresa, ya que para competir, debes mantenerte a la vanguardia en las tendencias y necesidades de tus consumidores.
La posibilidad de incluir nuevos aliados o proveedores de forma organizada a tu base, te ayudará a mejorar la calidad de tus insumos o servicios.
2. Gestiona la duración y condiciones de tus contratos
Los contratos dan legalidad a la relación con proveedores, por ello es importante que los miembros de tu departamento de compras dediquen parte de sus esfuerzos a verificar que las condiciones establecidas en cada contrato sean justas y favorezcan las alianzas comerciales.
Cada proveedor es un aliado clave, siempre y cuando ambas partes cumplan en tiempo y forma con los acuerdos, de manera que sea un “ganar-ganar”.
La duración de los contratos es un aspecto muy importante a tener en cuenta, pues no querrás que tu proceso de compra se frustre de manera repentina, por no prestar atención a las fechas pactadas.
Gestionar de forma eficaz las condiciones de tus contratos ayudará a hacer un uso eficiente del presupuesto, tener relaciones comerciales positivas y duraderas, y evitar demandas o cualquier otro tipo de inconvenientes que impacten en el negocio.
3. Fomenta la comunicación efectiva
Otro factor clave en la gestión del departamento de compras, tiene qué ver con la comunicación. Es necesario que se establezcan los canales adecuados para que la información fluya de manera asertiva.
Seguir los objetivos estratégicos, reaccionar ante cualquier contingencia o cambio inesperado y mantener una buena relación con los proveedores solo es posible optimizando los medios y las formas de comunicación con tu equipo.
Para lograrlo, es necesario contar con las herramientas digitales que pueden ayudarte a establecer conexiones efectivas para la comunicación.
Actualmente, existen en el mercado muchas opciones tecnológicas, desde el correo electrónico y aplicaciones de mensajería instantánea, hasta estructuras más sofisticadas e intuitivas.
4. Utiliza un sistema ERP
Una de las herramientas fundamentales en la gestión del departamento de compras es el ERP (planificador de recursos empresariales).
Se trata de una plataforma que te permite gestionar los procesos de compra, contratos y cotizaciones, así como organizar inventarios de una forma integral, pues centraliza toda la información para que puedas utilizarla desde un mismo panel de control.
Utilizar un ERP, te permitirá estandarizar parámetros para evaluar proveedores, delegar y supervisar tareas a tu equipo de trabajo y establecer los medios de comunicación ideales.
Es un instrumento que te ayuda a automatizar trámites, de manera que se reduzca la posibilidad de cometer errores humanos. Incluso es posible optimizar la contabilidad del departamento, ya que también ayuda a gestionar las facturas y los pagos de proveedores.
Si necesitas implementar esta herramienta para gestionar tu departamento de compras, comunícate con nosotros y pregunta por las soluciones que tenemos para ti. Estaremos encantados de ayudarte.
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