Para que una empresa se mantenga a la vanguardia, es necesario que desarrolle planes y proyectos orientados a la evolución digital y tecnológica en todos sus departamentos; sin embargo, no solo se requieren estrategias adecuadas, sino que también es crucial saber cómo gestionarlas.
En este blog, te contaremos lo que necesitas saber sobre la gestión de proyectos TI, así podrás impulsar tu organización con ayuda de las mejores estrategias TI.
¿Qué es la gestión de proyectos TI?
La gestión de proyectos TI se trata de supervisar el desarrollo de todos los proyectos relacionados con el área tecnológica de una empresa como lo son la implementación de software, hardware, procesos de seguridad, almacenamiento virtual y local, planes de capacitaciones para colaboradores, entre otros.
Los encargados de la gestión de proyectos TI, además de inspeccionar cada fase de los proyectos, deben prevenir los percances que pueden entorpecer el éxito de los mismos y en caso de que surjan complicaciones inesperadas, resolverlas oportunamente.
Importancia de la gestión de proyectos TI en las empresas
Desde el año 2000, la tecnología ha ido en aumento y cada vez más ha ganado importancia en las empresas; no obstante, después de la pandemia global de Covid-19, un 83% de las PyMEs en México realizaron cambios relacionados con la tecnología dentro de sus organizaciones. Esto significa que una gran parte de su información, seguridad y procesos se apoyan de herramientas tecnológicas, de manera que es esencial contar con estrategias de gestión de proyectos TI.
La importancia de gestionar proyectos TI radica en contar con la seguridad de que los planes se llevan a cabo de manera correcta, por lo consiguiente es brindar los resultados esperados. Adicional a ello, toda la información y procesos que dependen de la tecnología se mantienen a salvo y funcionando eficazmente.
Beneficios de una buena gestión de proyectos TI
Contar con una gestión de proyectos TI no solo le brinda beneficios a los departamentos del área tecnológica, sino que también a varios departamentos de la organización. A continuación, te compartimos algunos de sus beneficios:
- Mejora la comunicación entre colaboradores: Realizar un seguimiento constante de los proyectos TI contribuye a que todos los colaboradores se encuentren en la misma sintonía y sea posible trabajar en mejoras del proyecto.
- Garantiza el uso correcto de los recursos: Las herramientas y servicios tecnológicos son el pilar de los proyectos TI, por lo que es necesario asegurarse de que se están utilizando de manera óptima. En caso de que los recursos no se empleen de la manera debida, el encargado de gestionar los proyectos TI debe contar con la capacidad de sugerir soluciones.
- Mayor control del presupuesto: Antes de adquirir los recursos tecnológicos, es necesario crear un presupuesto de tecnología, pues ayuda a llevar un control detallado del dinero que será destinado para su inversión, y así prevenir gastos innecesarios.
- Eleva la eficiencia de los procesos: El gestor de los proyectos TI debe tener registros y reportes detallados de cada una de las fases del plan, así será más sencillo proponer medidas de mejora con el fin de incrementar su eficiencia y elevar la calidad de los resultados.
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Fases de la gestión de proyectos TI
Las fases de un proyecto TI van de acuerdo a su ciclo de vida y tienen el objetivo de mantener el orden y permitir un registro correcto de su evolución a lo largo del tiempo. De acuerdo a Business School (OBS), existen dos tipos de ciclo de vida asociados al desarrollo de proyectos: el predictivo, en el que la duración y costo está definido desde el inicio, y el iterativo, que demanda la repetición de ciertas etapas a fin de capacitar al equipo sobre el nuevo proceso, producto o servicio implementado.
A pesar de que todos los proyectos TI son únicos, las fases para la gestión están diseñadas para adaptarse a los requerimientos de cualquier tipo de plan.
1. Iniciación
Se caracteriza por ser la primera fase de la gestión de proyectos TI y es en ella donde se define la propuesta del proyecto, se evalúa su viabilidad y se establecen las metas a alcanzar. Esto se realiza para analizar si realmente vale la pena invertir el presupuesto, el tiempo asignado y si los objetivos del proyecto TI cumplen con las metas de la empresa.
También es importante mencionar que, en la fase de iniciación, se deben definir cuáles serán los roles que los involucrados desempeñarán a lo largo del proyecto.
2. Planificación
Durante la segunda fase de la gestión de proyectos TI, el plan comienza a estructurarse de mejor manera, ya que se planifican todas las actividades a realizar acorde un cronograma y se crea un plan de recursos tomando como referencia central el presupuesto de tecnología.
Es considerada como una de las fases más importantes, debido a que, en caso de que se requiera repetir el proyecto o analizar su evolución, la planificación es la fase a la que se recurre para verificar lo mencionado anteriormente.
3. Ejecución
En la ejecución de la gestión de proyectos TI se ponen en práctica las actividades y planes acordados en las fases de iniciación y planificación. La responsabilidad del encargado de la gestión de proyectos TI es prestar atención a cada una de las decisiones que se tomen, así como las herramientas que se empleen. Esto debido a que lo más importante en la fase de ejecución es asegurarse de que el proyecto se desarrolle a la perfección.
4. Monitoreo y control
El monitoreo y control hacen una mancuerna increíble con la fase de ejecución en los proyectos de TI, puesto que, —en la mayoría de las ocasiones—cuando se verifica que el proyecto se ejecuta de manera correcta y se identifica una deficiencia en el proceso, se accionan medidas de control para evitar riesgos de mayor magnitud.
En esta fase toman relevancia los reportes sobre el estado del proyecto, pues de esta manera es más certero analizar la eficiencia del proceso con base a datos cuantitativos, así como el desempeño de los involucrados. Gracias a estos resultados es posible concluir si es necesario implementar mejoras y brindar más capacitaciones a los involucrados en el proyecto.
5. Cierre
La fase de cierre en los proyectos TI tiene como propósito constatar—de acuerdo con reportes y resultados—cuáles fueron los aciertos y los errores que existieron durante de la gestión del proyecto, esto para que en un futuro sea posible corregir dichos errores y minimizar su impacto negativo.
Dificultades en la gestión de proyectos TI
Gestionar proyectos TI no es una tarea sencilla, pero tampoco imposible de concluir y es que durante el desarrollo de las fases es posible que surjan dificultades que retrasen el proceso. Algunas de ellas suelen ser:
- Ausencia de asesoramiento
- Falta de comunicación en el equipo
- Errónea alineación del proyecto TI con las metas de la empresa
- Limitación de recursos tecnológicos
Pero no te preocupes, estas dificultades se pueden prevenir siempre que cuentes con asesores de confianza y proveedores que te brinden los mejores recursos en cuanto a tecnologías de la información.
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