Si bien son departamentos diferentes, comparten un mismo objetivo, la obtención de los mejores resultados para la empresa. Para uno, a través del funcionamiento óptimo de los equipos de tecnología y para otro, controlando el costo y la administración de los bienes adquiridos.
Generalmente gana el departamento de compras, pues la mayor parte del tiempo se priorizan los costos, ¿Ocurre algo similar en tu empresa? Si tu respuesta es sí, es momento de hacer una tregua entre ambos departamentos.
No siempre los equipos más costosos son la mejor opción para la empresa y no siempre los equipos más económicos son la peor. Por ejemplo, el departamento de ventas requiere computadoras, ¿una computadora de 2 terabytes será la mejor opción? El punto de mira deberá estar en la funcionalidad, más que en el precio o si es el modelo más reciente en el mercado.
¿Por qué es importante hacer una tregua entre sistemas y compras?
En muchas ocasiones el departamento de compras decide qué tecnologías explorar, probar y comprar sin mayor injerencia por parte del departamento de sistemas, los cuales solamente intervienen cuando ya es demasiado tarde, es decir, cuando comienzan los problemas por la compra fallida de TI.
Si estamos hablando de compras de tecnología, los expertos se encuentran en el departamento de sistemas. Sin embargo, sabemos que en muchas ocasiones el presupuesto para TI no es tan amplio.
El departamento de TI deberá tener la responsabilidad de proponer los equipos de tecnología que representen la mejor opción según los usos que les darán los colaboradores y el departamento de compras deberá explorar diversas opciones hasta dar con el proveedor indicado.
Es decir, la responsabilidad es de ambos departamentos, los cuales deberán trabajar de forma alineada, al menos cuando se trate de las compras de TI.
Alinear los departamentos de compras y sistemas
La finalidad de la alineación de compras y sistemas es que canalicen sus esfuerzos en un solo objetivo, el mejoramiento continúo de la empresa, a través del incremento de la productividad y la rentabilidad. ¿Cómo? Logrando una compra eficiente.
Lograr la mejor negociación regularmente es el objetivo de compras, mientras más amplio el descuento mejor, en tanto que, para sistemas lo es el correcto funcionamiento de la infraestructura tecnológica de la empresa, ¿la solución? Elegir al proveedor que medie entre el equipo adecuado y el presupuesto.
Coordinar las funciones de compras y sistemas para perseguir los mismos objetivos ayuda a tomar mejores decisiones. Asimismo, facilita que exista una comunicación más homogénea dentro de la organización, disminuye los errores de ejecución evitando la pérdida de recursos y tiempo valiosos, lo que impulsa la productividad de los colaboradores.
Los colaboradores y la tecnología
Una tregua entre ambos departamentos se traduciría en mayores beneficios para los colaboradores, por lo tanto, para la empresa. Las empresas descubren mejores formas de manejar sus organizaciones con la tecnología que sin ella, contar con la infraestructura adecuada trae consigo múltiples beneficios. Te enlistamos tres:
- Mayor accesibilidad: La tecnología ha transformado las relaciones entre la empresa y los colaboradores. Los usuarios pueden seguir trabajando desde cualquier lugar del mundo a través de Internet o llevar a cabo reuniones sin compartir el mismo espacio, etc.
- Rapidez en la implementación: Con ayuda de un software como Office 365 puedes ahorrarte mucho tiempo en la instalación de programas como Excel, Word, Power Point, etc, incluso dar de alta y baja correos empresariales, disminuyendo el tiempo que pasan los de sistemas en estas actividades, tiempo que podrían utilizar en resolver mayores dificultades y con ello disminuir el tiempo de espera de los usuarios.
- Eficiencia: Con los equipos de TI adecuados los empleados son capaces de completar sus tareas con métodos más eficientes. Los resultados se traducen en una mayor precisión, oportunidad y por lo general, menos tensión para los colaboradores.
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