Uno de los aspectos más importantes que se deben cuidar en el área administrativa de una empresa es contar con la información necesaria, tanto para operar correctamente, como para tomar decisiones estratégicas para la organización. Por ello es necesario implementar el expediente electrónico como una herramienta digital fundamental.
¿Qué es un expediente electrónico y cómo funciona?
Un expediente electrónico se trata de un archivo digital compuesto por varios documentos que contienen información importante y detallada sobre un proceso, tarea, grupo, persona o alguna situación que sea objeto de seguimiento y evaluación.
En primera instancia, el expediente electrónico se puede integrar mediante la digitalización de documentos físicos, por medio de procesos como el escaneo, sin embargo, existen plataformas que te permiten crear registros digitales desde cero, lo cual es muy conveniente para agilizar los procesos de gestión documental empresarial.
De hecho, no sólo se puede crear documentos digitales, sino también sellos, certificados y firmas electrónicas.
Dicho de otra forma, es similar al archivo físico, pero en el mundo digital, lo que le permite ser mucho más seguro y privado, sin embargo, a diferencia del expediente físico, el electrónico es fácil de actualizar y consultar, por lo que se trata de un recurso ágil y funcional.
¿Qué debe tener el expediente electrónico del colaborador?
Cuando se trata de la gestión de recursos humanos, el expediente electrónico se convierte en una herramienta digital fundamental, principalmente en aquellas empresas con una gran cantidad de colaboradores, cuya administración puede volverse un punto crítico en caso de no contar con la tecnología necesaria para agilizar las tareas del día a día.
Par crear el expediente electrónico de un colaborador es necesario recopilar documentos que permitan tener una perspectiva amplia del personal, tanto en aspectos laborales como personales, incluyendo lo siguiente:
- Datos personales en PDF (Acta de nacimiento, CURP, RFC, comprobante de domicilio, etc.).
- Documentos laborales en los formatos más prácticos, dependiendo de qué se trate (contrato, actas administrativas, reconocimientos, certificados, número de seguro social, registros de puntualidad y asistencia, registros de tareas, etc.).
- Sumario electrónico elaborado por el personal administrativo.
Además, es importante incluir firmas o certificados electrónicos que avalen la conformidad en los contratos u otros documentos que debe aceptar el colaborador.
El expediente electrónico como una solución tecnológica
Contar con el expediente electrónico, no sólo de cada colaborador, sino también de cualquier proceso, campaña, equipo o tarea dentro de la empresa, te ayudará a gestionar de forma práctica y eficiente la información de tu negocio.
Los archivos físicos tienen capacidad limitada y pueden ser estorbosos, vulnerables a daños, robos, extravíos y destrucciones. Una inundación, incendio, o la filtración de personas indebidas pueden ocasionar pérdidas y una gran cantidad de problemas.
En cambio, utilizar un expediente electrónico es mucho más práctico, ya que la información se encuentra alojada en la nube y puede ser consultada sólo por el personal autorizado, desde cualquier lugar y a cualquier hora.
Regularmente, las plataformas que te ayudan a gestionar archivos digitales, guardan un registro de los usuarios que consultan o editan los expedientes, lo cual te ayuda a tener un mejor control del uso que se le da a la información.
Con esta tecnología, la información está siempre respaldada y es casi imposible de destruir, a menos que así lo requiera el personal asignado.
Dicho de otra forma, se trata de una herramienta digital fundamental para revolucionar la gestión documental empresarial.
La importancia de la gestión documental en las empresas
La gestión eficiente de documentos desempeña un papel fundamental en el funcionamiento de las empresas, ya que facilita las labores del personal administrativo y contribuye a aumentar la eficiencia de la organización.
En este sentido, contar con una plataforma para llevar a cabo expedientes electrónicos se vuelve indispensable, ya que brinda una serie de beneficios que optimizan la gestión de la información.
En primer lugar, la implementación de estos expedientes mejoran la productividad y agilizan los procesos internos de la empresa. Al contar con un sistema digitalizado, se reducen los tiempos de búsqueda y acceso a la información, lo que permite una toma de decisiones adecuada y la optimización de las tareas diarias.
Otras características y ventajas del expediente electrónico en la gestión documental empresaria son:
- Mejora la productividad y agiliza los procesos internos
- Optimiza el acceso y la búsqueda de información
- Cumple con regulaciones y normativas legales
- Garantiza la privacidad de los datos confidenciales
- Válida la legitimidad de los documentos
- Evita robos o extravíos de documentos
- Incrementa la capacidad de almacenamiento
- Elimina costos por almacenamiento de archivos físicos
Asimismo, el uso del expediente electrónico como parte de un sistema de gestión documental empresarial beneficia principalmente tres aspectos de una organización:
- Seguridad de la información, como datos empresariales internos y datos personales.
- Eficiencia, en las tareas de gestión administrativas, al favorecer la accesibilidad.
- Reducción de costos por almacenamiento, y liberación de espacio físico.
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