Evaluar el departamento de compras te ayudará a evitar errores, reducir costos y obtener mayores beneficios. Aquí te decimos cómo lograrlo.
La función del área de compras es adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de los recursos requeridos para el buen funcionamiento y en los mejores términos de tiempo, calidad y precio. ¿Cómo saber si tu departamento de compras realmente es eficiente?
¿Por qué debes evaluar tu departamento de compras?
Hoy en día, hacer las compras de la empresa se ha vuelto más complejo debido a la creciente diversidad de productos y servicios, además de los constantes cambios en el ámbito económico, tecnológico y las demandas de calidad.
El mercado exige, no sólo los estándares básicos de calidad y precio, sino también, trasciende a una búsqueda constante de innovación y otras acciones que requieren la tecnificación de los compradores.
Para ello, es necesario identificar errores y áreas de oportunidad que nos ayuden a ganar competitividad y ahorrar costes.
¿Cómo mejorar las compras?
El departamento de compras debe asegurar que la empresa cuente con los proveedores ideales para abastecer de los mejores productos y servicios, al menor coste.
La gestión de las compras ha dejado de ser una actividad más para convertirse en un elemento estratégico de la organización. Llevarla a cabo depende de dos factores principales:
- Volumen de compras y pedidos anuales
- Entorno en el que se desarrolla la función
Ante esta situación, es necesario evaluar cada aspecto del proceso de compras para saber en qué áreas necesitamos poner atención.
Recuerda que los resultados que obtengas dependen en gran medida de la medición de tus procesos. A continuación, te damos 3 claves para mejorar y evaluar tu departamento de compras.
Lee más en: 5 Mejores prácticas para lograr un proceso de compras eficaz
Paso 1. Sin métricas, repetirás los mismos errores
Puesto que la gestión de compras abarca el abastecimiento de los recursos que la empresa requiere para su buen funcionamiento, regularmente es una actividad que gasta más dinero que otras áreas de la organización. Por esta razón, también representa una gran oportunidad para reducir los costos e incrementar los márgenes de beneficio, con una estrategia de gestión adecuada.
Para lograrlo es necesario estandarizar el proceso de compras a través de prácticas constantes que optimicen tus procesos y una correcta planificación de compras.
Pero como cualquier proceso es necesario medirlo para prever los resultados y evaluar las áreas de oportunidad. Sabemos que imprevistos siempre surgen y lo ideal es que puedas prevenir estas situaciones.
Paso 2. Establece indicadores de eficiencia
Para comenzar a evaluar tus esfuerzos puedes utilizar los siguientes indicadores que darán orden y estructura a tu departamento de compras. Toda vez que los indicadores de compras sirven para supervisar el rendimiento del área, a través de los los resultados obtenidos en relación con los recursos utilizados.
Indicadores para medir la función de compras:
- Índice de compras: Se trata de las compras respecto a las ventas en términos porcentuales.
- Índice de coste del departamento de compras: Es el coste del departamento de compras en relación al valor de las compras.
- Coste de un pedido de compras: Es el resultado del coste del departamento de compras entre el número de pedidos emitidos.
- ROI de compras: Es el resultado en relación con el costo interno total de la gestión del área de compras.
- Índice de concentración de compras: Revela el importe medio de compra por pedido.
- Índice de carga de trabajo: Cantidad media de compras por empleado.
- Índice de concentración de proveedores: Es el promedio de pedidos por proveedor.
- Cifra de negocios por proveedor: Indica el volumen de compras por proveedor.
- Índice de rotación de stocks de materias primas: Es el número de veces que rota el stock respecto a la cantidad de los recursos comprados.
- Índice de rechazos: Es la relación entre el valor de las devoluciones y el valor de las compras, expresado en términos porcentuales.
- Índice de financiación de las compras por proveedores: Indica el porcentaje del valor de las compras que es financiado por los proveedores.
- Días de crédito por parte de los proveedores: Si el período de análisis es el año, se determina por la relación entre el valor financiado por los proveedores y el de las compras anuales, multiplicado por los 360 días del año.
- Rentabilidad de las compras: Se obtiene dividiendo el beneficio (ahorro anual) obtenido por las compras, dividido entre el coste anual del departamento de compras y multiplicado por 100.
Indicadores del area de compras para evaluar:
- Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el año anterior
- Total de compras / Número de compras
- Porcentaje de compras rechazadas
- Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima
- Inventario / Ventas
- Costo promedio de orden de compra
- Tiempo promedio de entrega de pedidos
- Número de orden por mes en comparación con el año anterior
Indicadores de eficacia
Estos indicadores se utilizan para comparar los resultados obtenidos con los objetivos establecidos, es decir, se compara un rendimiento alcanzado con un objetivo de rendimiento.
Paso 3. Organiza tu equipo de compras
La gestión de compras es un proceso complejo pues involucra numerosos factores: costos de inventario, disponibilidad del suministro, la eficacia y calidad en las entregas, el compromiso de los proveedores, entre otros.
Para llevar a cabo un proceso de compras eficiente es indispensable coordinar correctamente las funciones que corresponden al departamento de compras, así como, establecer una alianza con el área comercial para recibir una retroalimentación constante.
Sin mencionar la importancia de crear una relación sólida y de confianza con tus proveedores.
Con estos 3 pasos podrás evaluar tu departamento de compras de forma eficiente y si necesitas ayuda para renovar tus equipos de tecnología, puedes solicitar asesoría gratuita.
