Como jefe de compras o parte del equipo de compras, una de las tareas importantes, que no siempre se le toma con suficiente importancia, es realizar requisiciones consistentes.
¿Qué es una requisición de compras?
Una requisición de compra es un documento que se utiliza para solicitar al departamento de compras o el área de la empresa encargada de adquirir los bienes o servicios necesarios para la correcta operación de la organización.
Orden de compra o requisición de compra
Es importante no confundir una orden de compra con una requisición; la requisición de compra es un documento de uso interno de la empresa, mientras que la orden de compra es un documento que se envía a los proveedores, es decir es de uso externo.
Elementos clave para una requisición
A pesar de ser un documento de uso interno, debe cumplir con ciertos elementos para facilitar el trabajo de la persona encargada de solicitar la cotización y controlar cada pedido, aquí te dejamos los más importantes:
1. Número de requisición
Es importante llevar un control del número de requisiciones que manejas, esta es el primer paso para mantener tu flujo de compras bajo control.
2. Fecha
Te ayudará a saber cuándo se solicitó el material o servicio y dependiendo de su urgencia podrás priorizar alguna requisición o dejarla para más tarde.
3. Nombre y puesto de la persona que solicita la compra
Una vez que tengas la cotización, es importante que mantengas contacto constante con la persona que realizó la requisición. Así, evitarás confusiones relacionadas a los productos o servicios requeridos por dicha persona.
4. Departamento al que pertenece
Con esto tendrás una opción más cuando decidas cómo catalogar tus requisiciones. También te ayuda a tener un registro claro de lo que cada departamento solicita, dándote esto un costo estimado de los gastos por departamento.
5. Descripción y cantidad de los artículos solicitados
Si este campo no se describe, las cotizaciones pueden variar mucho. Mientras más específico puedan ser con la descripción, mejor. Una descripción adecuada es el aliado de todo comprador para realizar una cotización eficiente sin tener la necesidad de consultar cada duda.
Para finalizar la requisición, es importante especificar si se han realizado cotizaciones sobre la compra; si es el caso, se deben de anexar. Por último, debe llevar el nombre, puesto y firma de la persona que autoriza la compra.
Para tener un control total sobre tu proceso de compra, es necesario también conocer y controlar los pedidos que realices. Utiliza nuestra plantilla que te ayudará a tener este paso cubierto.
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