Como cabeza del departamento de compras de una empresa, es importante que tengas un control sobre el proceso general de compra, especialmente en compras especiales. Desde las compras anticipadas y las requisiciones hasta la orden de compra, hay varios factores que deberías estandarizar.
Seguramente estás al tanto de la organización que se necesita para tener un control de las compras, sin embargo, algunos puntos importantes para evitar confusiones implican tener requisiciones impecables cada vez para poder pedir cotizaciones y posteriormente, órdenes de compra.
Requisición
Todas las áreas de cualquier empresa tendrán la necesidad de realizar una compra en algún momento. Ya sea que las compras sean recurrentes, anticipadas o pedidos especiales, una requisición es el primer paso hacia una correcta administración de las compras.
Hacer una requisición, o un requerimiento de compra (recuerda que sus fines son únicamente informativos) implica que cualquier departamento dé conocimiento al departamento de compras sobre necesidades actuales o futuras para mantener su correcto funcionamiento.
A pesar de que una de las tareas principales del departamento de compras es reducir los costos de la empresa, es importante no cambiar deliberadamente una requisición sólo porque encontraste un producto similar más económico. Antes de hacer algún cambio, consulta con el departamento que usará el o los productos.
Cotización
Una vez que la requisición fue aprobada, es tiempo de buscar el mejor proveedor. Seguramente ya sabes esto, pero el proveedor más barato no siempre es el mejor; por esta razón existen varios factores que debes tener en cuenta antes de escoger un proveedor.
Si, al momento de realizar las compras, escoges al proveedor más económico, siempre perderás calidad, servicio al cliente, tiempos de entrega o formalidad. Es vital tener un panorama claro sobre las ofertas de los posibles proveedores, así como indagar sus valores agregados. Puede que ese porcentaje extra en el costo, represente algo que le sirve a tu compañía.
Recuerda que toda cotización debe tener ciertas características básicas: nombre del proveedor, estatus, prioridad, usuario, costo total, así como observaciones adicionales que pueden ayudarte a tomar una decisión.
Orden de compra
La orden de compra es el documento que requieres cuando has decidido sobre un proveedor y quieres formalizar la petición. Su uso más común es para saber el presupuesto total que alguna compra implica; sin embargo, también sirve para realizar aclaraciones con respecto al tipo de producto que se recibió y para tener un control de lo que cada departamento gasta.
Para hacer el proceso de compra más organizado, puedes numerar las requisiciones por departamento y, una vez que tengas las órdenes de compra, usar ese mismo número. De esta manera sabrás que los requerimientos por departamento están siendo atendidos. Te ayudará también a saber tiempos de entrega y gastos generales.
Para lograr una mejor administración de tu tiempo, utiliza nuestra plantilla de control de cotizaciones.
Con ella podrás tener una base de información relevante y detallada que te ayudará a reducir tiempos y a tomar mejores decisiones al momento de realizar cualquier compra.
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