En muchas empresas, el tema de proveedores y cotizaciones puede ser tomado a la ligera y afectar la operación. Aquí te diremos por qué debes darle importancia.
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Elegir proveedores y organizar las cotizaciones, ¿por qué es importante?
La relación proveedor-cliente comienza cuando contactaste al proveedor, de modo que, el envío o recepción de una cotización representa una segunda oportunidad para confirmar su credibilidad o pensar en cambiar de proveedor.
Una empresa que no envía sus cotizaciones a tiempo, probablemente tampoco tome con seriedad el resto del proceso de venta.
Es muy importante elegir un proveedor adecuado, que cumpla en tiempo y forma con las entregas y no afecte la operación de tu negocio.
Por otro lado, para tener el control de tus cotizaciones, necesitas algunos elementos que resultan obvios y, casi de manera inmediata, sabemos que deben ser incluidos. Sin embargo, hay otros que, por descuido o desconocimiento, olvidamos incluir. A continuación te compartimos cuáles son.
Proveedores y cotizaciones: 8 factores a considerar
Al hablar de proveedores y cotizaciones, existen ciertos criterios que debemos tomar en cuenta. Aquí te enlistamos 8 que pueden determinar el correcto funcionamiento de tu empresa:
Proveedor
Saber quién es tu proveedor te ayudará al momento de buscar detalles específicos de alguna cotización. Probablemente la recibas en tu correo electrónico y tener la información concentrada te ayudará a optimizar el tiempo de búsqueda.
Al saber cuantas cotizaciones has hecho con un proveedor te puedes dar cuenta de qué tan confiable es.
Asimismo, es importante saber el número de cotizaciones que manejas de manera simultánea. Esto te dará un panorama general de la carga de trabajo que esta tarea representará en tu día o tu semana; si tienes 6 cotizaciones por confirmar implica hacer llamadas, mandar correos y corroborar información. Lo mejor es organizar cada detalle.
Prioridad
Controlar tus cotizaciones también significa controlar el tiempo de tu empresa y estar al tanto de la necesidad de un pedido. Estos requerimientos son determinados por varios factores:
- Necesidad normativa: La define el experto en relación a una norma deseable o determinada.
- Necesidad sentida: Se refiere a la percepción sobre sus problemas o los servicios que desean.
- Necesidad expresada: Equivale a la demanda de servicios o prestaciones, a la necesidad sentida que finaliza en una búsqueda de servicios.
- Necesidad comparada: Presenta las mismas características que otra persona o grupo al que se ha identificado una necesidad concreta.
Cada departamento expresa sus necesidades de manera diferente, pero no todas intervienen directamente con la operación de la empresa.
Es ahí cuando el jefe de compras toma relevancia, pues, es quien decide (por medio de la necesidad comparada) la relevancia de cada requisición o cotización.
Si requieres un enfoque más específico sobre este aspecto, averigua si tu empresa tiene un buen control de sus pedidos.
Estatus
Saber el estado de una cotización ayuda en diferentes niveles: el primero es a saber qué tipo de seguimiento necesita una cotización.
También te permite priorizar acciones de seguimiento, donde órdenes que ya fueron solicitadas al proveedor tendrán un flujo de trabajo distinto que están pendientes de revisión, o aquellas que ya están aprobadas.
Usuario
Este punto es indispensable para ahorrar tiempo en caso de un envío erróneo de información o, incluso, si sólo requieres corroborar información sobre la cotización.
Lo más probable es que el departamento que hizo la requisición conozca más sobre las especificaciones de los productos requeridos que tú. Recuerda que no tiene nada de malo preguntar.
Costo total (con o sin I.V.A.)
Este es uno de los puntos determinantes para concretar una compra. Independientemente de si el proveedor incluyó el IVA en el presupuesto o no, es necesario que tú lo hagas (y que te asegures de saber el precio final). No incluir el IVA puede ser un error muy grande y te puede llevar a una decisión mal informada.
Fechas (de solicitud y de entrega)
Saber el momento en que una cotización fue requerida, el tiempo de respuesta del proveedor, así como el tiempo de entrega (en caso de completar el pedido) son elementos, junto con el costo total, que te ayudarán a decidir sobre uno y otro proveedor.
Un proveedor que manda cotizaciones en tiempo y forma, responde dudas y ofrece un buen tiempo de entrega, puede llegar a ser mejor opción que otro que sea más económico pero sea informal en sus procesos de venta.
Datos del vendedor
Te recomendamos esto únicamente con fines prácticos, ya que, seguramente el vendedor dejó sus datos en el correo que mandó con la cotización.
Sin embargo, si tienes un documento con toda la información concentrada, resultará mucho más fácil encontrar los datos de los agentes de ventas para aclarar dudas sobre la cotización.
Observaciones
Muchas veces, existen particularidades con alguna cotización o algún producto en específico, este es el espacio indicado para ahondar al respecto y mantener toda la información organizada.
Descuentos, productos sobre pedido, entre otros, pueden resultar relevantes y al ver el panorama general, esas especificaciones pueden ayudarte a decidir entre uno y otro proveedor.
Puedes comenzar a reunir todos estos datos inmediatamente y ahorrar tiempo, recursos y crear un flujo de trabajo más eficiente.
Esto es lo que necesitas saber acerca de proveedores y cotizaciones para evitar errores que puedan afectar o detener la operación de tu negocio.
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