Si tienes o trabajas en una empresa, probablemente te has dado cuenta de que los trámites administrativos y operativos generan una gran cantidad de información que en muchas ocasiones representa todo un desafío. Para solucionarlo, es necesario contar con un sistema de gestión documental empresarial.
Este concepto se refiere a las prácticas y técnicas utilizadas para optimizar la administración, control, protección, uso y almacenamiento de documentos que se generan día con día en la empresa.
Asimismo, la gestión documental empresarial emplea herramientas digitales para guardar y respaldar los archivos de forma segura, así como manejarlos de forma ágil y eficiente.
La importancia de la gestión documental empresarial
Si bien todas las compañías tienen documentos que necesitan ser administrados, cuando se trata de empresas grandes el desafío es mucho mayor; ya que generan una gran cantidad de papeles que representan un gasto, tanto en tinta e impresoras como en hojas y costos de almacenamiento.
Sin embargo, contar con un sistema de gestión documental empresarial te permite tener un registro de todos los documentos y trámites administrativos de la empresa, y a su vez proteger la seguridad de los datos confidenciales.
Es una medida para evitar la pérdida de documentos, ahorrando una gran cantidad de espacio de almacenamiento, y gastos innecesarios en archiveros y otros equipos de mobiliario.
Los sistemas de gestión documental empresarial te permiten almacenar los archivos y documentos de forma eficiente, para que estos estén disponibles únicamente para el personal autorizado.
Además, te ayudan a optimizar el flujo de trabajo administrativo de la empresa, de tal manera que podrás realizar tus actividades del día a día con mayor velocidad, seguridad y eficiencia.
6 Desafíos y problemáticas en la gestión documental empresarial
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Ineficiencia y pérdida de tiempo en la búsqueda y organización de documentos:
- Los colaboradores pueden pasar mucho tiempo buscando documentos, lo que puede atrasar el trabajo y aumentar los costos de impresión.
- Los documentos pueden estar mal organizados, lo que puede dificultar su localización y acceso.
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Cómo la falta de una gestión documental empresarial puede afectar la productividad:
- La falta de un sistema de gestión documental empresarial puede provocar retrasos en el trabajo, lo que puede afectar a la productividad de los colaboradores.
- De la misma manera, se incrementan los riesgos de seguridad y pérdida de información.
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Pérdidas, robos y accesos no autorizados de los documentos:
- Los documentos pueden contener información confidencial, como datos personales, información financiera o información comercial sensible.
- Pérdidas, robos y accesos no autorizados de los documentos pueden provocar daños económicos, acciones legales y afectar la reputación de la empresa.
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Falta de coherencia y actualización en la información documental:
- La falta de un sistema de gestión documental empresarial puede provocar la falta de coherencia en la información, lo que dificulta su localización y acceso.
- Asimismo, puede provocar la falta de actualización de la información, lo que ocasiona que se tomen de decisiones erróneas.
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Cómo la desorganización y la falta de seguimiento afectan la integridad de los datos:
- La desorganización y la falta de seguimiento pueden provocar la pérdida de datos, afectando a la integridad de la información.
- En este mismo sentido, pueden resultar archivos y documentos dañados, afectando la integridad de los mismos.
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Cumplimiento normativo y riesgos legales en la gestión documental:
- Las empresas están sujetas a una serie de regulaciones que requieren que gestionen adecuadamente sus documentos; y el incumplimiento de estas regulaciones pueden provocar sanciones legales, así como pérdidas económicas.
- El cumplimiento de las regulaciones es importante para evitar sanciones legales, además para proteger la reputación de la empresa.
Almacenamiento seguro y eficiente de documentos con tecnología avanzada
La protección de datos es un pilar fundamental en la gestión documental empresarial, por ello, los sistemas digitales permiten realizar varios tipos de autorizaciones para acceder a dichos documentos, de tal manera que el personal autorizado pueda consultar la información que necesita desde cualquier lugar, ya que esta tecnología utiliza servidores de almacenamiento en la nube.
Este tipo de alojamiento es de gran utilidad, tanto para dar respaldo y privacidad de los datos, como para evitar la necesidad de contar con enormes espacios de archivo físico que implican riesgos y gastos.
Los sistemas más avanzados de gestión documental empresarial centralizan la información, de tal forma que el personal administrativo pueda controlarla de forma fácil y efectiva desde un mismo servidor. Sin embargo, ofrece opciones de personalización en cuanto a accesos, lo que garantiza la privacidad de los datos.
Además, un mismo documento puede ser consultado por varias personas al mismo tiempo, lo que agiliza el flujo de trabajo en una empresa.
Captura y digitalización de documentos
El primer paso para migrar la información de la empresa a un sistema de gestión documental empresarial, es la digitalización de documentos.
Si bien el escaneo es un principio obligado para la información recabada de forma analógica, existen tecnologías más capaces de identificar los datos, llenar formularios y crear documentos editables que te ayuden a optimizar tu flujo de trabajo.
Por lo que, es importante contar con herramientas digitales que te permitan tener una estructura sólida para el acceso seguro de la información, facilitando su consulta y la recuperación de datos por medio de un respaldo.
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