Son muchas las tareas que el departamento administrativo de una empresa debe realizar, y entre sus actividades está el registrar la gran cantidad de información que se genera día con día, pues es fundamental tanto para el funcionamiento de la compañía como para el cumplimiento de las distintas normas y leyes que se deben aplicar.
Para agilizar el almacenamiento y procesamiento de datos, es necesario digitalizarlos; si en tu empresa se acostumbra a producir una gran cantidad de archivos y papeles, entonces es necesario pasar del mundo físico al digital, el primer paso para hacerlo es escanear los documentos.
Digitalizar los archivos te ayuda a optimizar tu flujo de trabajo, ya que será mucho más fácil y rápido consultar los documentos que necesitas. Pero sobre todo, te permite proteger la seguridad de la información, pues con esta tecnología puedes gestionar y asignar permisos, para que el personal solo pueda acceder a los registros a los que está autorizado.
Además, utilizar un servidor en la nube y software de almacenamiento de datos como Microsoft Office, te permiten respaldar la información y evitar pérdidas que impacten de manera negativa a la empresa.
Problemáticas en la gestión de documentos físicos
Utilizar formatos impresos y archivos físicos para capturar y guardar información, pueden generar varios problemas en las empresas, tales como:
1. Pérdida de tiempo y productividad al buscar documentos
Por ejemplo, al buscar en archiveros y tener que esperar a que cada colaborador pueda utilizar el mismo archivo; es decir, no puede ser consultados por varias personas al mismo tiempo.
2. Pérdidas, daños, robos o extravíos de documentos
Los documentos físicos son fácilmente susceptibles a destrucción por siniestros, como incendios, terremotos o inundaciones; pero también es difícil garantizar la privacidad, por lo que pueden sufrir pérdidas, daños, robos o extravíos.
3. Espacio de almacenamiento limitado y desorden en la oficina
Uno de los problemas más importantes que ocasionan los archivos físicos es que pueden estorbar y su capacidad está determinada por el espacio en el que se encuentran. Esto se ve reflejado también en una serie de gastos, tanto en archiveros como en bodegas y otros equipos de mobiliario.
4. Dificultad en la gestión y organización de registros físicos
Cuando se producen grandes cantidades de documentos con información importante, es difícil administrarlos todos de manera efectiva, lo que a menudo provoca errores, fugas de información y varios problemas relacionados con la pérdida y filtración de datos.
Todas estas problemáticas pueden prevenirse con la digitalización, mediante el escaneo de documentos y la implementación de un sistema de gestión documental empresarial para el almacenamiento de datos.
6 Ventajas del escaneo y digitalización de documentos
Escanear documentos es el primer paso para digitalizar la información de tu empresa, lo que te ayudará a optimizar tu flujo de trabajo y las tareas diarias administrativas. A continuación, te compartimos las ventajas de hacerlo:
1. Ahorro de tiempo y localización rápida de documentos
Con el software de almacenamiento en la nube de Microsoft Office podrás categorizar los archivos y agilizar su localización, además, es posible consultar un documento por varias personas al mismo tiempo, lo que te ayudará a eficientar la gestión de la información de la empresa.
2. Mayor seguridad y protección
Escanear y digitalizar documentos te ayudarán a garantizar la privacidad de los datos, pues que es posible crear accesos específicos, para que el personal solo pueda consultar los archivos a los que está autorizado, así evitando filtraciones.
3. Optimización del espacio y mejora en la gestión de registros
Almacenar y migrar tus datos en la nube te ayudará a librarte de los archivos físicos, bodegas y gabinetes; lo que representa un ahorro de tiempo, costos y espacio.
4. Recuperación ante desastres y continuidad del negocio
Las nuevas tecnologías te brindan un respaldo de toda tu información, ya que no serán vulnerables a incendios u otro tipo de accidentes, por lo que no resultará afectada la operación de la empresa.
5. Evitar olvidos de documentos importantes y facilitar el acceso remoto
El almacenamiento en la nube permite a tus colaboradores acceder a la información de la empresa desde cualquier lugar y en cualquier momento, ya que los datos se encuentran centralizados en un mismo servidor.
6. Ahorro de costos a largo plazo
El escaneo y digitalización de documentos no sólo agiliza tus procesos y trámite administrativos, sino que también es una opción mucho más económica a diferencia de los archivos físicos, por lo que se trata de una solución integral en la gestión documental empresarial.
La importancia del almacenamiento de información y protección de datos
Escanear documentos es el primer paso para migrar la información de la empresa al mundo digital, por lo que se debe contar con un equipo de impresión que te ayude a realizarlo de forma rápida y con gran calidad en definición.
¿Cómo elegir impresoras para empresas? Aquí te compartimos los aspectos que hay que tener en cuenta: https://blog.coverix.mx/como-elegir-impresoras-para-empresas.
Por otro lado, la digitalización de documentos te ayudará a cumplir con las normas establecidas por la Ley de Protección de Datos Personales, que indica que la información recabada por la empresa, debe ser tratada con confidencialidad y únicamente por el personal autorizado, para los fines que el titular de los datos a permitido.
Asimismo, la empresa es responsable de la información y debe garantizar el uso correcto de la misma, garantizando su privacidad. En caso de no hacerlo, se hará acreedora a diversas multas y sanciones que son acumulables dependiendo del número de datos y usuarios vulnerados.
Dicho de otra forma, escanear documentos y digitalizar la información te permitirá evitar problemas legales, además de optimizar la administración de tu negocio.
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