En la era moderna, donde todos los archivos y datos se almacenan de manera electrónica, una base de datos es el aliado más importante a considerar al momento de planear la transformación digital de una empresa. Conoces cuáles son las funciones de dicha herramienta? En esta ocasión te invitamos a leer hasta el final para que te enteres de qué se trata, cuáles son los diferentes tipos de bases de datos existentes y su importancia en las organizaciones.
¿Qué es una base de datos?
Una base de datos es una herramienta creada para recopilar y almacenar electrónicamente tanto información como datos estructurados. Tomando en cuenta que este tipo de recursos puede tratarse de nombres, números, imágenes, videos, información sobre productos, pedidos, entre otros.
Un ejemplo tradicional de una base de datos es una biblioteca, ya que en ella se resguardan libros de distintos temas y se agrupan entre sí, esto con la finalidad de acceder a ellos rápidamente. No obstante, las necesidades de almacenamiento evolucionan y con ello han surgido alternativas para agrupar información de manera segura en entornos informáticos.
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¿Para qué sirve una base de datos?
Es importante mencionar que a fin de comprender para qué sirve una base de datos, es esencial diferenciar los conceptos de información y datos. Los datos hacen referencia a los elementos aislados, mientras que la información se trata de dichos datos organizados y estructurados.
La función de la base de datos no se centra únicamente en almacenar datos, sino que tiene como propósito ordenarlos para convertirlos en información. El objetivo de reunir la información en un solo lugar, es analizarla, consultarla o reutilizarla para fines comerciales—todo dependerá del giro al que se dedique la empresa—.
Sin embargo; como menciona Deyde Datacentric, es fundamental gestionar de manera correcta este tipo de herramientas, pues de lo contrario no se obtendrán los beneficios esperados.
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Tipos de base de datos
A pesar de que todas cumplen con la misma función, existen diferentes tipos de bases de datos y cada una satisface necesidades específicas de las empresas, es por ello que a continuación te enlistamos algunas y te explicamos cómo funcionan.
1. Bases de datos estáticas
Como su nombre lo menciona, están diseñadas para visualizar datos de manera estática, es decir, que no pueden ser modificados una vez que han sido introducidos. Al ser la opción indicada para comparar la evolución de datos a lo largo del tiempo, las bases de datos estáticas son constantemente empleadas en sectores científicos, de estadística y empresariales.
Una de las ventajas que brinda este tipo de base de datos es que no requiere mantenimiento constante. También es necesario mencionar que, gracias a que permite apreciar comparaciones de datos, se convierte en una herramienta clave para tomar decisiones basadas en informes y reportes.
2. Bases de datos dinámicas
La base de datos dinámica es todo lo contrario a las estáticas, ya que en esta herramienta sí es posible editar, eliminar y actualizar los datos que se han ingresado. Este tipo de herramienta es útil para empresas que se enfocan en la venta de productos y servicios, pues requieren editar los precios cada cierto tiempo.
Algunas de las funciones que se pueden realizar son:
- Generar informes con datos actualizados.
- Importar y exportar datos.
- Emplear iconos, barras de datos y formatos de texto para organizar la información.
- Crear paneles de control interactivos.
3. Bases de datos bibliográficas
Una base de datos bibliográfica se caracteriza por almacenar referencias bibliográficas de publicaciones, videos, libros, revistas e informes técnicos y científicos. Usualmente, se emplean para almacenar información sobre temas en específico, como por ejemplo: datos bibliográficos sobre medicina, psicología, matemáticas, entre otros campos de estudio.
Cabe destacar que no debe confundirse con una biblioteca virtual, ya que esta herramienta solo permite almacenar datos sobre dichas fuentes de información para posteriormente realizar su búsqueda en bibliotecas o librerías.
Las instituciones educativas de nivel superior son aquellas que emplean frecuentemente este tipo de base de datos, puesto que tanto docentes como alumnos requieren realizar tesis e investigaciones.
4. Bases de datos de texto completo
El siguiente tipo de base de datos, también puede ser muy útil al momento de realizar búsquedas relacionadas con recursos literarios, pues se enfoca en recuperar información que se encuentra dentro de un documento, ya que las bases de datos de otros tipos solo arrojan coincidencias exactas como lo serían nombres, números de teléfono, cantidades, entre otros.
Cuando los usuarios requieren consultar un documento y no recuerdan su título, pero sí alguna frase, pueden emplear esta herramienta para encontrarlo, incluso si las palabras clave proporcionadas no son exactas a las originales.
5. Bases de datos relacionales
Las bases de datos relacionales son unas de las más comunes, pues están diseñadas para almacenar datos en tablas. La manera en que la información se relaciona es a través de filas y columnas que emplean claves para generar relaciones entre ellas. Una de las ventajas que otorgan es su gran escalabilidad y flexibilidad, convirtiéndolas en la opción idónea para registrar inventarios, llevar el control de ventas y flujos financieros.
Cabe destacar que una de las alternativas para implementar esta base de datos en la empresa es con ayuda de Microsoft, ya que cuenta con Microsoft SQL Server, que permite realizar operaciones con inteligencia artificial.
6. Bases de datos NoSQL
Esta herramienta se distingue por funcionar de una manera distinta al resto de las bases de datos, ¿por qué? Por el hecho de que no emplea tablas conformadas con filas y columnas para almacenar los datos y procesar la información, sino que lo realizan con formatos flexibles como documentos, pares de clave-valor y grafos.
Los entornos en los que se recomienda el uso de una base de datos NoSQL es cuando surge la necesidad de gestionar grandes cantidades de información con rapidez, como lo sería el manejo de redes sociales, aplicaciones web y big data.
7. Bases de datos de grafos
Las bases de datos de grafos funcionan como una colección de datos que se enfoca en establecer relaciones entre distintas entidades de datos. A diferencia de los modelos anteriormente mencionados, esta base de datos adopta la forma de una red, lo que permite hacer uso de ella en situaciones como:
- Detección de fraudes.
- Motores de recomendación.
- Optimización de rutas.
- Gestión de conocimiento.
En este gráfico se puede observar una muestra gráfica simplificada de cómo se estructura un base de datos de grafos. Este ejemplo en particular trata de cómo se gestionan los datos en las redes sociales, por lo que la imagen representa un grafo que se une por nodos y relaciona distintos datos con el usuario principal.
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¿Cómo puede beneficiar una base de datos a tu empresa?
Después de repasar los tipos de bases de datos, es momento de analizar cuáles son los beneficios que ofrecen al momento de implementarse dentro de las empresas. Algunos de ellos son:
- Permiten ser almacenadas en servidores: Como es bien sabido, dentro de las bases de datos se almacenan grandes cantidades de información, por ello siempre es necesario asegurarse de mantenerlos correctamente almacenados y respaldados. Gracias a su adaptabilidad es posible mantenerlas seguras dentro de servidores, ya sean físicos o en la nube.
- Facilitan el acceso a la información: Una característica que distingue a esta herramienta es la facilidad que brinda para acceder a la información desde cualquier dispositivo, así como la practicidad de seccionar meticulosamente los datos en categorías.
- Brindan confidencialidad y seguridad: Actualmente, procurar la seguridad de información de carácter sensible es una prioridad cuando se trata de gestionar bases de datos, por esta razón siempre se implementan medidas de ciberseguridad como el cifrado de datos o la autenticación de usuarios.
- Respaldan la toma de decisiones: Tomar decisiones basadas en información verídica y comprobable es una acción clave dentro de las empresas. Las bases de datos permiten a las empresas, tener un espacio en donde almacenar la información que se requiere para tomar decisiones.
Estos son solo algunos de los beneficios que una organización puede obtener al implementar una base de datos. Sin embargo, para lograrlo te recomendamos contratar los servicios de una empresa experta en herramientas tecnológicas ¡CoveriX es el aliado que tu compañía necesita!
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