La correcta planificación de compras garantiza el buen funcionamiento de tu empresa. Pon en práctica estos tips para lograrlo.
Una buena planificación de compras implica un largo proceso de análisis y proyección a futuro, desde qué resultados deseas obtener hasta las tareas a llevar a cabo y el orden en el que las realizarás.
¿Por qué es necesario gestionar tus compras con anticipación?
En nuestro día a día, frecuentemente tenemos la impresión de que el tiempo no alcanza para realizar todas las tareas que tenemos agendadas. A veces, incluso, quisiéramos añadir horas al día para que durante nuestra jornada podamos cumplir con todo lo que hemos programado.
Las causas de esta situación pueden ser varias, pero, comúnmente se debe a dos razones: que hayamos procrastinado (porque todos lo hemos hecho al menos una vez), o bien, que no planificamos y organizamos nuestras compras con anticipación.
¿Te identificas con alguna de ellas? ¿Qué tan seguido sufres por tener el tiempo encima sin haber concluido tu trabajo?
El problema es cuando se desencadena un efecto bola de nieve y otros departamentos son afectados a consecuencia de no haber planificado adecuadamente, ¿te ha pasado? ¿Cómo has conseguido resolverlo?
3 Tips para optimizar tu planificación de compras
Si has cometido algunos errores en la compra de TI para tu empresa, mejor continúa leyendo para evitarlos a futuro:
1. Monitores tu inventario
Estar al pendiente de tu inventario te ayudará a:
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- Tener control sobre los insumos y consumibles que se terminan con mayor rapidez y requieren reabastecerse de inmediato.
- Saber si hay suficiente materia prima para continuar con el proceso de producción sin afectar a los clientes o la operación de la empresa.
- Tomar en cuenta los productos con mayor rotación y que necesitan reponerse rápidamente, así como los de menor rotación para evitar comprar de más.
2. Realiza un plan anual de compras
¿Para qué? Te ayuda a estimar las adquisiciones que debes realizar durante todo el año y los advenideros, de forma anticipada y con mayor claridad acerca de los recursos que necesitarás y en qué momento. Considera:
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- La cantidad de materias primas, insumos, bienes, servicios y consumibles adquiridos durante los años previos.
- El inventario actual.
- La información sobre las ventas efectuadas en el año anterior.
- Los pedidos por entregar próximamente.
3. Negocia con tus proveedores
Si ya efectuaste tu plan anual de compras, lo siguiente a evaluar es si necesitas nuevos proveedores o, si es posible hacer mejores tratos con los que has estado trabajado.
Aquí lo importante es construir alianzas estratégicas que beneficien ambas partes para sostener relaciones a largo plazo y establecer las expectativas en cuanto a las condiciones comerciales, es decir, calidad de los productos, plazos de entrega, servicio, mantenimiento, asesoría, crédito, etc. Recuerda que tu proveedor es tu principal aliado.
Donde hay planificación, hay buenos resultados
Sabemos que la planificación de compras es complicada, pues, de no estar organizada puede afectar tanto la administración como la operación de cualquier empresa. Sin mencionar las finanzas que, de coordinar correctamente las compras, se pueden obtener ahorros significativos que contribuyan a mejorar la rentabilidad de la organización.
Ahora es tu turno de definir, ¿cuáles tu intención al realizar una planificación? A primera vista, puede tratarse de un tema de organización, pero es más que eso.
¿Qué ventajas te brinda planificar las compras de manera anticipada?
- Definir mejor los requerimientos de cada compra.
- Obtener mejores precios y condiciones con los proveedores.
- Reducir costos administrativos y operativos.
- Disminuir los costos de inventario, que a su vez reducen costes de stock, distribución y logística.
- Amplía la posibilidad de tener los productos más indispensables de manera oportuna.
- Distribuir la carga de trabajo del departamento de compras y los intermediarios que también participan en el proceso, para estimar las compras necesarias y demás actividades relacionadas.
Ten presente estas ventajas y recomendaciones para que la productividad y producción de tu negocio no se vean afectadas por una mala planificación. Aquí te damos algunas mejores prácticas para conseguir un proceso de compras eficaz.
Si necesitas ayuda para planificar tus compras de tecnología, revisa nuestras opciones de financiamiento y descarga la guía gratuita para que tu departamento esté mejor organizado y faciliten la operación de toda la organización.
