Hoy en día, las empresas buscan constantemente diferentes maneras de mejorar su eficiencia y productividad, y Microsoft Office 365 ofrece una amplia gama de funciones que pueden contribuir a lograr estos objetivos.
En este artículo, exploramos algunas de las características de Microsoft Office 365 que son desconocidas para la mayoría de los usuarios; desde la colaboración en tiempo real en documentos hasta las capacidades avanzadas de análisis de datos en Excel.
Características de Microsoft Office 365 para la productividad de las empresas
Microsoft Office 365 es una suite de productividad que incluye aplicaciones como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneNote. Estas aplicaciones son utilizadas por millones de personas en todo el mundo para crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones, correo electrónico y notas.
Sin embargo, muchas de las funciones de Microsoft Office 365 son desconocidas para la mayoría de los usuarios. Estas funciones pueden ayudar a las empresas a ser más eficientes y productivas, pero solo si se utilizan correctamente.
En este artículo, exploramos algunas de las funciones más sorprendentes de Microsoft Office 365. Estas funciones incluyen:
- Colaboración en tiempo real
- Análisis de datos avanzado
- Inteligencia artificial
1. Colaboración en tiempo real
La colaboración en tiempo real es una de las características de Microsoft Office 365 más importantes, ya que esta función permite a los usuarios trabajar en documentos en tiempo real, lo que facilita la colaboración entre equipos y personas que se encuentran en diferentes ubicaciones.
Para utilizar la colaboración en tiempo real, simplemente se abre un documento en Microsoft Word, Excel o PowerPoint; luego, se hace clic en el botón “Compartir”, y se selecciona a las personas con las que se desea colaborar.
Una vez que los usuarios hayan compartido el documento, podrán ver los cambios que realicen los demás en tiempo real; estos se reflejarán inmediatamente en el documento para todos los usuarios.
Esta resulta ser una herramienta esencial para las empresas que trabajan de forma remota o que tienen equipos distribuidos. De esta forma, esta función puede ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia y la productividad, y a garantizar que todos los miembros del equipo tengan acceso a la información más actualizada.
2. Análisis de datos avanzado
Microsoft Excel ofrece una amplia gama de funciones para el análisis de datos; estas funciones pueden ayudar a las empresas a tomar decisiones mejor informadas.
Una de las funciones de análisis de datos más importantes de Excel, son las tablas dinámicas, las cuales permiten a los usuarios organizar y analizar datos de manera rápida y sencilla.
Para crear una tabla dinámica, simplemente se seleccionan los datos que se desean analizar y se hace clic en el botón “Insertar”; finalmente, se selecciona “Tabla dinámica”. Esta se creará automáticamente, y se puede personalizar para mostrar los datos que se desean ver.
Por otra parte, Excel también ofrece una variedad de otras funciones de análisis de datos, como gráficos, macros y funciones estadísticas. Estas funciones pueden ayudar a las empresas a comprender mejor sus datos, y tomar decisiones más y mejor informadas.
3. Inteligencia artificial
Microsoft Office 365 utiliza la inteligencia artificial para automatizar tareas y mejorar la experiencia del usuario. Una de las formas en que la utiliza es mediante la función “Autocompletar”; esta función da algunas sugerencias de palabras y frases a medida que se va escribiendo.
Microsoft Office 365 también utiliza la inteligencia artificial para mejorar la experiencia del usuario de otras maneras. Por ejemplo, la función “Recomendaciones”, sugiere formas de mejorar los documentos que estás creando.
Si una empresa utiliza Microsoft Office 365, es importante que explore estas funciones y descubra cómo pueden beneficiarla.
Planes de Microsoft Office 365 Para Empresas
Los planes de Microsoft Office 365 Para Empresas están diseñados para satisfacer las necesidades de las organizaciones de todos los tamaños. Estos planes incluyen acceso a las aplicaciones de Office, almacenamiento en la nube, correo electrónico empresarial y otras funciones avanzadas.
1. Microsoft 365 Business Basic
Este plan es el más básico y ofrece acceso a las aplicaciones de Office, almacenamiento en la nube de 1 TB por usuario y correo electrónico empresarial.
- Aplicaciones de Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher y Access.
- Almacenamiento en la nube de 1 TB por usuario: Se puede utilizar para almacenar archivos, documentos, entre otros datos.
- Correo electrónico empresarial: Incluye una dirección de correo electrónico personalizada del dominio de tu empresa, así como 50 GB de almacenamiento.
2. Microsoft 365 Business Standard
Este plan incluye todas las funciones del plan Business Basic, además de funciones avanzadas como Microsoft Teams, OneDrive for Business y Microsoft Planner.
- Microsoft Teams es una plataforma de colaboración que permite a los empleados comunicarse y colaborar entre sí en tiempo real.
- OneDrive for Business es un servicio de almacenamiento en la nube que ofrece 1 TB de almacenamiento por usuario.
- Microsoft Planner es una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a organizar y realizar un seguimiento de sus tareas.
3. Microsoft 365 Business Premium
Este plan incluye todas las funciones de los planes Business Basic y Business Standard, además de funciones aún más avanzadas como Microsoft Intune y Microsoft Defender for Business.
- Microsoft Intune es una plataforma de administración de dispositivos móviles que ayuda a las empresas a proteger y administrar sus dispositivos móviles.
- Microsoft Defender for Business es una solución de seguridad que ayuda a las empresas a proteger sus datos y sistemas.
4. Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios
Son una colección de aplicaciones y servicios que ayudan a las empresas a ser más productivas y eficientes. Estas aplicaciones son:
- Word: Para procesamiento de textos y creación de documentos.
- Excel: Hojas de cálculo que se utilizan para el análisis de datos.
- PowerPoint: Se utiliza para crear y elaborar presentaciones.
- Outlook: Incluye correo electrónico y calendario para una mejor comunicación y organización.
- OneNote: Toma de notas que se utiliza para capturar y organizar información.
- Publisher: Se utiliza para crear publicaciones impresas y digitales.
- Access: Una base de datos que se utiliza para almacenar y organizar la información.
Además de estas aplicaciones básicas, Microsoft 365 para empresas también ofrece una serie de aplicaciones y servicios avanzados, como:
- Microsoft Teams: Una plataforma de colaboración que permite a los empleados comunicarse y colaborar entre sí en tiempo real.
- OneDrive for Business: Un servicio de almacenamiento en la nube que ofrece 1 TB de almacenamiento por usuario.
- Microsoft Planner: Una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a organizar y realizar un seguimiento de sus tareas.
- Microsoft Intune: Una plataforma de administración de dispositivos móviles que ayuda a las empresas a proteger y administrar sus dispositivos móviles.
- Microsoft Defender for Business: Una solución de seguridad que ayuda a las empresas a proteger sus datos y sistemas.
Cómo elegir el plan de Microsoft Office 365 Para Empresas
Existen varios factores a considerar al elegir un plan de Microsoft Office 365 Para Empresas, entre ellos:
- Tamaño de la empresa: Si tienes una pequeña empresa, un plan básico como Microsoft 365 Business Basic puede ser suficiente. Si en cambio, tienes una empresa más grande, es posible que necesites un plan más avanzado, como Microsoft 365 Business Premium.
- Necesidades del negocio: ¿Qué aplicaciones y servicios necesitas? ¿Necesitas correo electrónico empresarial? ¿Necesitas almacenamiento en la nube? ¿Necesitas funciones de seguridad avanzadas?
- Presupuesto: ¿Cuánto estás dispuesto a pagar?
Por otro lado, si en tu empresa están buscando formas de mejorar su productividad, eficiencia y seguridad, las funciones avanzadas de Microsoft Office 365 pueden ser una buena opción.
Para tomar la mejor decisión, lo ideal es consultar con un especialista; en Coverix podemos ayudarte a implementar y aprovechar las funciones avanzadas de Microsoft Office 365. Te brindamos asesoría personalizada, atractivas opciones de arrendamiento financiero y soporte técnico durante todo el proceso de implementación
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