Hace algunas décadas, los departamentos de las empresas se limitaban a realizar sus actividades de manera tradicional, es decir, sin ayuda de la tecnología; sin embargo, con la llegada de la revolución digital en los años setenta y ochenta esta situación se transformó.
En la actualidad, las organizaciones tanto pequeñas, grandes y medianas no pueden funcionar sin la ayuda de una infraestructura de TI, es por ello que hoy te platicaremos más acerca de cómo realizar la selección de tecnología en una empresa y obtener mejores resultados.
¿En qué consiste una selección de tecnología en una empresa?
La selección de tecnología en una empresa es un proceso que consiste en elegir los equipos y soluciones tecnológicas que puedan resolver los desafíos y necesidades de las distintas áreas de una compañía, así los procesos se volverán más eficientes, los colaboradores más productivos y el número de clientes satisfechos se elevará. Debido a esto, siempre que se elabore una estrategia tecnológica, debes asegurarte de que se incluya un plan de selección de tecnología para una empresa, pues será el eje para que tu negocio pueda comenzar a renovarse tecnológicamente de manera correcta.
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Consejos para llevar a cabo una exitosa selección de tecnología en una empresa
La selección de tecnología en una empresa se trata de un proceso que conlleva varios pasos a seguir, así como consideraciones a tomar en cuenta, esto con el objetivo de asegurar una correcta ejecución de procesos, implementación de herramientas tecnológicas y planeación de actividades. Al ejecutar la selección de tecnología en una empresa, también debes de recordar que innovar las distintas áreas de tu organización no solamente renovará procesos y máquinas, sino que será un nuevo cambio para tus colaboradores y debes de hacerlos partícipes de esta evolución.
Si quieres conocer algunos consejos para realizar una selección de tecnología en una empresa sin fallar en el intento, continúa leyendo este blog.
1. Determina cuáles son las áreas de tu negocio que requieren innovarse
En primera instancia, se debe de conformar un equipo de expertos en tecnología para realizar análisis de la organización y proceder a la selección de tecnología para una empresa. Dentro de dicho análisis, se tendrán que estudiar todas las áreas de la empresa, desde el departamento de recursos humanos hasta el área de atención al cliente.
Posteriormente, para avanzar en la selección de tecnología para una empresa, será necesario crear un reporte en donde se declare cuáles fueron las fallas identificadas en cada departamento, cuáles son los procesos que no brindan los resultados esperados, cuál es la vulnerabilidad que existe respecto a la seguridad de datos y quienes serán los encargados de implementar dichos cambios.
2. Explora nuevas posibilidades y expande los horizontes tecnológicos de tu empresa
Una vez que el equipo de expertos te haya entregado el reporte, será momento de comenzar con una de las partes más importantes del proceso: la valoración y elección de los insumos tecnológicos. En caso de que no estés seguro sobre cuáles son los elementos que debes de considerar en la selección de tecnología en una empresa, te compartimos un listado de alternativas.
Software
El término software hace referencia a un conjunto de componentes intangibles—aplicaciones y programas—que cumplen funciones con el objetivo de facilitar procesos y tareas. Existe una gran variedad de software que están diseñados para satisfacer las necesidades de cada uno de los departamentos de tu organización y estos son algunos de los que deberías de considerar incluir en la selección de tecnología en una empresa.
- Software de gestión empresarial: Coordina las operaciones comerciales de una empresa como la gestión de inventarios, puntos de venta, comercio electrónico y el registro de clientes y proveedores.
- Software de gestión de relaciones con clientes: Gestiona las relaciones con los clientes y se centra en mejorar constantemente los procesos de gestión de ventas, estrategias de marketing y atención al cliente.
- Software de planificación de recursos humanos: Ayuda a planificar y gestionar lo que sucede con el capital humano como el registro de bajas, altas, horas de trabajo, salarios y periodos vacacionales.
- Software de contabilidad: Organiza todo lo relacionado con las finanzas como gastos, ingresos, análisis contables e incluso la elaboración de estados financieros.
- Software de automatización de tareas: Transforma las tareas repetitivas en automáticas que pueden ser ejecutadas con comandos simples.
Hardware
El hardware de una empresa se compone de todos los equipos tecnológicos que ejecutan las operaciones del software. Juegan un papel central en la selección de tecnología en una empresa, ya que sin ellos sería imposible que los programas informáticos anteriormente mencionados funcionen a la perfección y por esta razón, se deben de escoger aquellos con mejor calidad y durabilidad, a fin de realizar una inversión duradera.
Te recomendamos asegurarte de incluir estos equipos en la selección de tecnología en una empresa:
- Computadoras de escritorio y portátiles
- Monitores
- Tabletas
- Celulares inteligentes
- Servidores
- Redes alámbricas e inalámbricas
Cloud computing
Este recurso puede ser tu mejor aliado a considerar en el proceso de selección de tecnología en una empresa, ya que permite a los colaboradores acceder a recursos de computación como aplicaciones y servidores para almacenar datos, brindando así una solución efectiva contra la falta de espacio físico para guardar archivos.
Seguridad informática
Al momento de realizar la selección de tecnología en una empresa es de vital importancia considerar la seguridad informática, pues sin ella la infraestructura tecnológica e incluso la privacidad de colaboradores y clientes pueden estar en peligro.
La mejor manera de mantener seguros los datos y equipos informáticos de tu empresa es contar con:
- Firewalls
- Antivirus
- Sistemas de detección de intrusiones
- Sistemas de prevención de intrusiones
- Escáner de vulnerabilidades
- Cifrado de punto final
Plataformas de colaboración en línea
Mantener una comunicación eficiente entre colaboradores es algo que no puedes dejar de lado al momento de planear la selección de tecnología en una empresa. Una opción ideal para mantener el contacto a distancia en ambientes empresariales es la plataforma Microsoft Teams, que forma parte de la licencia de Microsoft Office y te permite enviar mensajes de texto, realizar videollamadas y hacer uso de aplicaciones complementarias a la plataforma.
Otras alternativas para añadir en la selección de tecnología en una empresa que te ayudan a trabajar en equipo y continuar comunicado son: Slack, Google Work Space, Trello, Monday, Asana, entre otros.
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3. Establece un presupuesto
El siguiente paso en la selección de tecnología en una empresa es definir un presupuesto para proceder con la compra de los productos y las contrataciones de los servicios. Así podrás comenzar a evaluar distintas opciones y en el caso de los proveedores de TI, optes por escoger no solo quienes se ajusten a tu presupuesto, sino también que cuenten con experiencia y una excelente reputación.
En el caso de los equipos informáticos, deberás de tomar decisiones basadas en criterios de selección de tecnología como:
- Funcionalidad
- Precio
- Calidad
- Eficacia
- Durabilidad
- Complejidad de mantenimiento
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4. Capacita a tus colaboradores
Para que la implementación de la selección de tecnología en una empresa funcione correctamente también es necesario que capacites a todas las personas que serán responsables de emplear dicha tecnología, esto con el fin de sacar el mejor provecho a tu inversión, lograr que los procesos sean verdaderamente más efectivos y los equipos sean más duraderos al ser tratados cuidadosamente.
5. Monitorea la efectividad de los equipos de tecnología
Unos meses después de haber finalizado el proceso de selección de tecnología en una empresa, será necesario monitorear la efectividad tanto de los software y hardware, como de los colaboradores que emplean los recursos en sus funciones diarias. Si notas que algunos equipos informáticos no están trabajando al 100%, probablemente sea momento de brindarles mantenimiento. También puede suceder que el personal encargado no esté aprovechando al máximo las funciones del equipo o aplicación porque requiere una mejor capacitación.
¿Por qué? Esto ayudará a que se identifiquen oportunidades de mejora en el resultado de la selección de tecnología para una empresa y se busquen soluciones tecnológicas que brinden una mejora a la situación actual.
¿Cómo conseguir los mejores equipos para la selección de tecnología en una empresa?
Ahora que cuentas con más información sobre los pasos que debes de realizar antes, durante y después de la selección de tecnología en una empresa, quizá te estés preguntando en dónde adquirir los equipos de tecnología de tu organización.
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