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title: "Escaneo de documentos: ventajas de la digitalización"
description: Escanear un documento es el primer paso para migrar la información de  la empresa al mundo digital. Aquí te compartimos las ventajas de hacerlo.
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[Blog - Coverix ](https://blog.coverix.mx)

# [Escaneo de documentos: ventajas de la digitalización](https://blog.coverix.mx/que-es-escanear-un-documento)

 Escrito por [CoveriX](https://blog.coverix.mx/author/coverix) | 17-ago-2023 19:22:06

Son muchas las tareas que el departamento administrativo de una empresa debe realizar, y entre sus actividades está el **registrar la gran cantidad de información que se genera día con día**, pues es fundamental tanto para el funcionamiento de la compañía como para el cumplimiento de las distintas normas y leyes que se deben aplicar. 

Para agilizar el almacenamiento y procesamiento de datos, es necesario digitalizarlos; si en tu empresa se acostumbra a producir una gran cantidad de archivos y papeles, entonces es necesario pasar del mundo físico al digital, el primer paso para hacerlo es **escanear los documentos**. 

Digitalizar los archivos te ayuda a optimizar tu flujo de trabajo, ya que será mucho más fácil y rápido consultar los documentos que necesitas. Pero sobre todo, te permite proteger la seguridad de la información, pues con esta tecnología puedes gestionar y asignar permisos, para que el personal solo pueda acceder a los registros a los que está autorizado. 

Además, utilizar un [servidor en la nube](https://blog.coverix.mx/servidor-en-la-nube-caracteristicas-y-ventajas) y software de almacenamiento de datos como [Microsoft Office](https://coverix.mx/office-para-empresas), te permiten respaldar la información y evitar pérdidas que impacten de manera negativa a la empresa. 

 

## Problemáticas en la gestión de documentos físicos 

Utilizar formatos impresos y archivos físicos para capturar y guardar información, pueden generar varios problemas en las empresas, tales como:

### 1. Pérdida de tiempo y productividad al buscar documentos

Por ejemplo, al buscar en archiveros y tener que esperar a que cada colaborador pueda utilizar el mismo archivo; es decir, no puede ser consultados por varias personas al mismo tiempo. 

### 2. Pérdidas, daños, robos o extravíos de documentos

Los documentos físicos **son fácilmente susceptibles a destrucción por siniestros**, como incendios, terremotos o inundaciones; pero también es difícil garantizar la privacidad, por lo que pueden sufrir pérdidas, daños, robos o extravíos. 

### 3. Espacio de almacenamiento limitado y desorden en la oficina

Uno de los problemas más importantes que ocasionan los archivos físicos es que pueden estorbar y su capacidad está determinada por el espacio en el que se encuentran. Esto se ve reflejado también en una serie de gastos, tanto en archiveros como en bodegas y otros equipos de mobiliario.

### 4. Dificultad en la gestión y organización de registros físicos

Cuando se producen grandes cantidades de documentos con información importante, es difícil administrarlos todos de manera efectiva, lo que a menudo provoca errores, fugas de información y varios problemas relacionados con la pérdida y filtración de datos. 

Todas estas problemáticas pueden prevenirse con la digitalización, mediante el escaneo de documentos y la implementación de un **sistema de gestión documental empresarial** para el almacenamiento de datos.

 

## 6 Ventajas del escaneo y digitalización de documentos 

**Escanear documentos** es el primer paso para digitalizar la información de tu empresa, lo que te ayudará a optimizar tu flujo de trabajo y las tareas diarias administrativas. A continuación, te compartimos las ventajas de hacerlo: 

### 1. Ahorro de tiempo y localización rápida de documentos 

Con el [software de almacenamiento en la nube de Microsoft Office](https://blog.coverix.mx/como-utilizar-al-maximo-la-nube) podrás categorizar los archivos y agilizar su localización, además, es posible consultar un documento por varias personas al mismo tiempo, lo que te ayudará a eficientar la gestión de la información de la empresa. 

### 2. Mayor seguridad y protección

**Escanear y digitalizar documentos** te ayudarán a garantizar la privacidad de los datos, pues que es posible crear accesos específicos, para que el personal solo pueda consultar los archivos a los que está autorizado, así evitando filtraciones. 

### 3. Optimización del espacio y mejora en la gestión de registros

Almacenar y migrar tus datos en la nube te ayudará a librarte de los archivos físicos, bodegas y gabinetes; lo que representa un ahorro de tiempo, costos y espacio. 

### 4. Recuperación ante desastres y continuidad del negocio

Las nuevas tecnologías te brindan un respaldo de toda tu información, ya que no serán vulnerables a incendios u otro tipo de accidentes, por lo que no resultará afectada la operación de la empresa.

### 5. Evitar olvidos de documentos importantes y facilitar el acceso remoto

El almacenamiento en la nube permite a tus colaboradores acceder a la información de la empresa desde cualquier lugar y en cualquier momento, ya que los datos se encuentran centralizados en un mismo servidor. 

### 6. Ahorro de costos a largo plazo

El escaneo y digitalización de documentos no sólo agiliza tus procesos y trámite administrativos, sino que también es una opción mucho más económica a diferencia de los archivos físicos, por lo que se trata de una solución integral en la gestión documental empresarial. 

 

## La importancia del almacenamiento de información y protección de datos 

**Escanear documentos** es el primer paso para migrar la información de la empresa al mundo digital, por lo que se debe contar con un equipo de impresión que te ayude a realizarlo de forma rápida y con gran calidad en definición. 

¿Cómo elegir impresoras para empresas? Aquí te compartimos los aspectos que hay que tener en cuenta: [https://blog.coverix.mx/como-elegir-impresoras-para-empresas](https://blog.coverix.mx/como-elegir-impresoras-para-empresas). 

Por otro lado, la digitalización de documentos te ayudará a cumplir con las normas establecidas por la **Ley de Protección de Datos Personales**, que indica que la información recabada por la empresa, debe ser tratada con confidencialidad y únicamente por el personal autorizado, para los fines que el titular de los datos a permitido. 

Asimismo, la empresa es responsable de la información y debe garantizar el uso correcto de la misma, garantizando su privacidad. En caso de no hacerlo, se hará acreedora a diversas multas y sanciones que son acumulables dependiendo del número de datos y usuarios vulnerados. 

Dicho de otra forma, **escanear documentos** y digitalizar la información te permitirá evitar problemas legales, además de optimizar la administración de tu negocio.

 

## Escanea y digitaliza tus documentos con CoveriX 

En CoveriX nos especializamos en brindar soluciones de tecnología para el escaneo y digitalización de documentos empresariales como [consumibles](https://coverix.mx/consumibles), [equipos de impresión](https://coverix.mx/impresion), [Microsoft Office para Empresas](https://coverix.mx/office-para-empresas) y[servidores en la nube](https://blog.coverix.mx/servidor-en-la-nube-caracteristicas-y-ventajas). 

Además, te ofrecemos atractivas opciones de [arrendamiento financiero](https://coverix.mx/arrendamiento-financiero) para la renta o compra de dichos productos de tecnología. También te brindamos [soporte técnico](https://coverix.mx/soporte-tecnico) durante todo el proceso de instalación.

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