Si bien son departamentos diferentes, comparten un mismo objetivo, la obtención de los mejores resultados para la empresa. Para uno, a través del funcionamiento óptimo de los equipos de tecnología y para otro, controlando el costo y la administración de los bienes adquiridos.
Generalmente gana el departamento de compras, pues la mayor parte del tiempo se priorizan los costos, ¿Ocurre algo similar en tu empresa? Si tu respuesta es sí, es momento de hacer una tregua entre ambos departamentos.
No siempre los equipos más costosos son la mejor opción para la empresa y no siempre los equipos más económicos son la peor. Por ejemplo, el departamento de ventas requiere computadoras, ¿una computadora de 2 terabytes será la mejor opción? El punto de mira deberá estar en la funcionalidad, más que en el precio o si es el modelo más reciente en el mercado.
En muchas ocasiones el departamento de compras decide qué tecnologías explorar, probar y comprar sin mayor injerencia por parte del departamento de sistemas, los cuales solamente intervienen cuando ya es demasiado tarde, es decir, cuando comienzan los problemas por la compra fallida de TI.
Si estamos hablando de compras de tecnología, los expertos se encuentran en el departamento de sistemas. Sin embargo, sabemos que en muchas ocasiones el presupuesto para TI no es tan amplio.
El departamento de TI deberá tener la responsabilidad de proponer los equipos de tecnología que representen la mejor opción según los usos que les darán los colaboradores y el departamento de compras deberá explorar diversas opciones hasta dar con el proveedor indicado.
Es decir, la responsabilidad es de ambos departamentos, los cuales deberán trabajar de forma alineada, al menos cuando se trate de las compras de TI.
La finalidad de la alineación de compras y sistemas es que canalicen sus esfuerzos en un solo objetivo, el mejoramiento continúo de la empresa, a través del incremento de la productividad y la rentabilidad. ¿Cómo? Logrando una compra eficiente.
Lograr la mejor negociación regularmente es el objetivo de compras, mientras más amplio el descuento mejor, en tanto que, para sistemas lo es el correcto funcionamiento de la infraestructura tecnológica de la empresa, ¿la solución? Elegir al proveedor que medie entre el equipo adecuado y el presupuesto.
Coordinar las funciones de compras y sistemas para perseguir los mismos objetivos ayuda a tomar mejores decisiones. Asimismo, facilita que exista una comunicación más homogénea dentro de la organización, disminuye los errores de ejecución evitando la pérdida de recursos y tiempo valiosos, lo que impulsa la productividad de los colaboradores.
Una tregua entre ambos departamentos se traduciría en mayores beneficios para los colaboradores, por lo tanto, para la empresa. Las empresas descubren mejores formas de manejar sus organizaciones con la tecnología que sin ella, contar con la infraestructura adecuada trae consigo múltiples beneficios. Te enlistamos tres:
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