Cualquier área de una empresa debe pensar en tres niveles para planear y realizar todas sus actividades: operativo, táctico y estratégico. Existen departamentos en los que alguno de esos niveles predomina y otras veces, por falta de visión o planeación, un departamento que debería ser mayormente estratégico, se convierte en operativo.
El departamento de compras experimenta este problema con facilidad, relegando la planeación a largo plazo y priorizando la operación. Esto puede pasar por muchas razones, pero aquí te explicamos por qué es importante mantener esta área de toda empresa como un área estratégica.
El área de compras define procedimientos
Todas las áreas de una empresa pueden y deben, eventualmente, enviar requisiciones de compra para actualizar bienes o servicios. Es responsabilidad del departamento de compras dictar los términos con los documentos informativos que se presentan.
Ya sea que compras pueda autorizar una transacción o tenga que pasar por otro departamento, únicamente esta área puede realizarlas, lo cual le da una visión general sobre periodicidad y recurrencia; elemento clave para plantear una estrategia de reducción de costos, por ejemplo.
De la misma manera que organizan las peticiones dentro de los departamentos, compras puede crear o implementar un sistema que respalde las operaciones, con fechas, contactos, notas, etc.
Así mismo, asegurar el funcionamiento eficiente de una empresa que requiere de procedimientos claros y previsibles; es necesario plasmarlos por escrito y compartirlos con los diferentes equipos de trabajo.
Debe mantenerse vinculado con otras áreas
Tener vínculo directo con estas áreas facilita y asegura el cumplimiento de metas a mediano y largo plazo:
- Producción: Especificaciones de producción, así como los pedidos de materias primas y otros requerimientos están estrechamente ligados.
- Recursos humanos: Selección adecuada de personal para todos los departamentos, evitar rotación, asegurar y hacer cumplir la visión de la empresa.
- Marketing: Estudios de mercado e inversiones relacionadas con adquisiciones de materiales para publicidad impresa o digital.
- Finanzas: Estimaciones de capital de trabajo y mantener los niveles de materiales es también fundamental.
Toma en cuenta diversos tipos de compra
Compras especiales
Las compras especiales tienen lugar cuando es necesario adquirir artículos como computadoras, mobiliario y vehículos; es decir, no compramos materiales para su venta o comercialización.
Compras anticipadas
Se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artículos básicos o con algunos tipos de mercancía.
Compras estacionales
Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la demanda de ciertos artículos. La previsión de estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del año anterior.
Compras rutinarias
Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con entrega diaria de mercancía. Su característica es atender las necesidades del “día a día”.
Compras de urgencia
Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, resulta una solución estratégica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios tecnológicos.
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