En este artículo aprenderás algunos tips para organizar las compras de TI de tu empresa, ahorrando tiempo y dinero, y con un mayor margen de beneficio.
La mayoría de las empresas buscan reducir costos en la adquisición de tecnología. Identificar los tipos de compras de tecnología te permitirán una mejor organización, un mayor poder de negociación y optimizar los costos. Pero, ¿cómo lograrlo?
Imagínate que un jefe de sistemas le pide el lunes a su proveedor de hardware una laptop nueva porque la del director de ventas se dañó y debe entregar unos reportes; el miércoles les compra algunos consumibles que solicitó la sucursal; y el siguiente lunes pide la impresora láser que solicitó el departamento de finanzas.
¿Cuánto le cuesta al proveedor hacer 3 entregas en menos de 10 días?
Seguramente ese costo de logística será trasladado a los productos y, al final de cuentas, terminarás pagándolo tú. Organizar las compras de tecnología es necesario para poder optimizar los costos.
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Las compras pueden dividirse en 4 tipos que definimos a continuación:
Son las compras que se pueden realizar previendo algunos sucesos, por ejemplo si tenemos 100 computadoras como activos en diferentes sucursales. El departamento de TI podría tener un equipo en stock para sustituir el dañado y no convertir este evento en una urgencia.
Constantemente, se realizan compras de algún producto del departamento. El caso más representativo son los consumibles, los cuales, se adquieren mes con mes. Identificar la periodicidad adecuada es clave para este tipo de compras.
Los proyectos son un claro ejemplo de esto. Supongamos que van a sustituir el servidor de almacenamiento de la empresa, ¿el proceso de compra es el mismo que el de cualquier otro? No, tal vez implica un mayor análisis, la creación de un presupuesto adicional, la aprobación de un comité, entre otras cosas.
Aunque, algunos riesgos se pueden prever, existen situaciones urgentes e imprevistas que pueden pasar. Por ejemplo, muchas empresas no pueden tener un servidor en stock, en caso de que algo suceda con el que tienen en uso.
Un error común es que “todo urge”, a causa de una deficiente gestión del proceso de compras.
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Una vez que identificaste los tipos de requerimientos de tecnología que se realizan, el siguiente paso para organizar las compras de TI es mejorar el proceso de cotización, pedido y entrega.
Establecer un día para recibir los requerimientos de los usuarios, las cotizaciones de los proveedores y liberar los pedidos es una buena práctica para las compras recurrentes.
Las urgencias van a suceder, por lo que debe haber un proceso para tomar decisiones rápidas para sustituir el equipo del director financiero que se dañó o alguna otra compra de emergencia.
Tener un buen entendimiento con el proveedor de tecnología es clave para optimizar los costos de la compra de hardware.
En el ejemplo del inicio del artículo, una vez que se reducen y estandarizan las entregas, el proveedor estará disminuyendo costos logísticos y podrá tener mejores precios en los productos.
Estandarizar las marcas y modelos de los productos, así como, consolidar las compras con un proveedor, también te dará un mayor poder de negociación y la posibilidad de optimizar los costos.
Organizar las compras de infraestructura de tecnologías de la información es todo un desafío. Para ayudarte, hemos elaborado esta guía para comprar tecnología para empresas.
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