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title: ¿Sabes si tu empresa tiene un buen control de sus pedidos?
description: Algunos proveedores pueden ser informales con sus pedidos, ocasionando pérdidas de tiempo y dinero por confusiones en el envío.
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[Blog - Coverix ](https://blog.coverix.mx)

# [¿Sabes si tu empresa tiene un buen control de sus pedidos?](https://blog.coverix.mx/control-de-pedidos)

 Escrito por [CoveriX](https://blog.coverix.mx/author/coverix) | 20-jun-2023 3:32:00

Como responsable del departamento de compras en una empresa, sabemos que algunos proveedores pueden ser informales con algunos aspectos, ocasionando un retraso en tu pedido y en el peor de los casos, ocasiona pérdida de tiempo y dinero por confusiones en el envío.

 

Si lo que solicitaste no es lo mismo que te cotizan, recibes productos diferentes, no firman acuerdos, los acuerdos se “olvidan”, o simplemente la respuesta a una solicitud tarda más de lo esperado; existen algunas acciones que puedes llevar a cabo para contrarrestar el tiempo perdido y hasta evitarlo. 

Todas las soluciones se resumen en dos palabras principales: **Control y seguimiento**. Saber cómo aplicarlo en cada caso, tanto para los pedidos como para los proveedores, hará que disminuya el margen de problemas que enfrentas con tus proveedores.

### **“Prepara el terreno” con tu proveedor**

**Es importante que tu catalogo de proveedores esté ordenado**. Una base de datos completa incluye datos como nombre de la empresa, giro, qué venden, mejores productos, resultados (buenos o malos), servicios adicionales y el nombre de un ejecutivo de cuenta. 

**Establecer una línea base es crucial**, esto es, definir los resultados que esperas. Así podrás medir los avances, el desempeño, y la respuesta del proveedor a tus pedidos. Puedes guiarte con los siguientes parámetros:

- **Tiempo**: **Cantidad que dispones para completar la tarea**, es decir, desde la solicitud al proveedor hasta el cierre del negocio (incluyendo soporte, servicios, etc.)
- **Costo**: **Cantidad de presupuesto**, lo que se pagará por el producto y/o servicio. Los beneficios extra (como envío gratis o seguro incluido) pueden disminuir los costos.
- **Calidad**: Verificación de la calidad esperada del producto o servicio.
- **Alcance**: **Definición de lo que se supone que debemos alcanzar** y una descripción específica de lo que el producto o servicio final debe ser o realizar.

Considera también un margen en el tiempo y en los costos, así como flexibilidad en la calidad y alcance. Encuentra un equilibrio entre estos parámetros o prioriza los que te interesan, de lo contrario, difícilmente lograrás el resultado esperado.

 

### **Seguimiento y control de tu proveedor**

Una vez que estableciste los valores iniciales, contacta al (o los) proveedor(es). El seguimiento ayuda a recopilar datos de tiempos, requerimientos, calidad y costos; los cuales sirven para llevar un control, con el que puedes guiar a tu proveedor, en caso de ser necesario.

Al llevar un control, ayudamos a corregir cualquier error o desviación del proveedor con respecto a nuestros parámetros establecidos (la línea base).** Es necesario que informes al proveedor sobre cada corrección** para que haga los ajustes pertinentes. Recuerda que “si no está escrito, no existe”.

Procura **tener un documento donde lleves un registro de cada acción** que se realicen (fechas de entrega, respuestas, cambios, etc.). Cada vez que recibas información relacionada con un pedido, registralo y compáralo con tu línea base, esto te ayudará a aclarar los elementos esenciales y tomar la mejor decisión posible. 

Repite este proceso y hazlo parte de tu rutina de trabajo, podrás tener un mayor control sobre tus pedidos y, al mismo tiempo, podrás “calificar” a tus proveedores.

En ocasiones, el tiempo limita el seguimiento que podemos dar a un pedido; limita la aplicación del control dependiendo de la dimensión del pedido: mientras más grande sea, mayor prioridad debes darle al control debes aplicar.

¿Quieres aprender a controlar tus pedidos? Utiliza nuestra plantilla y mejora los procesos del departamento de compras.

 **¡Descárgala, es Gratuita!**

 

 

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